Reglamento de propiedad horizontal: qué debe contener y cómo se reforma

Cuando en una asamblea alguien pregunta «¿y eso dónde dice?», la respuesta casi siempre está en el reglamento de propiedad horizontal. Ahí se define cuánto pesa el voto de cada apartamento, cuánto paga de cuota, qué zonas son comunes y quién puede sancionar. Y en muchos conjuntos nadie del consejo lo ha leído completo.

La Ley 675 de 2001 lo define en su artículo 3 como el estatuto que regula los derechos y obligaciones específicas de los copropietarios de un edificio o conjunto sometido al régimen de propiedad horizontal. Es la ley particular de tu copropiedad, siempre por debajo de la ley general.

Qué es el reglamento y para qué sirve

El reglamento es una escritura pública. Según el artículo 4, un conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, y con esa inscripción surge la persona jurídica. Luego la alcaldía la inscribe y certifica su existencia y representación legal, sin trámites adicionales (artículo 8). Lo explicamos en personería jurídica de la propiedad horizontal.

Su efecto más concreto está en los coeficientes de copropiedad. El artículo 25, modificado por la Ley 2079 de 2021, obliga a señalarlos, y determinan tres cosas: los derechos de cada propietario sobre los bienes comunes, su peso en la asamblea y su parte en las expensas. Por eso el voto equivale al coeficiente (artículo 37) y las expensas se pagan «de acuerdo con el reglamento» (artículo 29).

Qué debe contener el reglamento según el artículo 5

El artículo 5 fija el contenido mínimo de la escritura:

1. El nombre e identificación del propietario.
2. El nombre distintivo del edificio o conjunto.
3. El terreno: nomenclatura, área, linderos, títulos y folios de matrícula.
4. La identificación de cada bien privado según los planos aprobados por la oficina de planeación.
5. Los bienes comunes, cuáles son esenciales y cuáles se asignan a ciertos sectores.
6. Los coeficientes de copropiedad y los módulos de contribución, según el caso.
7. La destinación de los bienes privados, ajustada a las normas urbanísticas.
8. Las especificaciones de construcción y las condiciones de seguridad y salubridad.

Además, debe incluir las reglas de administración, dirección y control de la persona jurídica y del funcionamiento del conjunto. Con la escritura se protocolizan la licencia de construcción y los planos aprobados (artículo 6); si el conjunto se hace por etapas, los coeficientes son provisionales hasta la última (artículo 7). Por regla general, se calculan con el área privada construida de cada unidad frente al total (artículo 26).

Reglamento, estatutos y manual de convivencia

Se usan como sinónimos y no lo son. El artículo 46 habla de «reforma a los estatutos y reglamento», pero en la propiedad horizontal los estatutos viven dentro del reglamento: son las reglas de administración, dirección y control del artículo 5.

El manual de convivencia es otra cosa. La Ley 675 no usa ese nombre; se refiere a «cualquier reglamento interno» (artículo 51, numeral 12). Desarrolla la vida diaria y se aprueba como lo indique el reglamento. Ojo con las multas: el parágrafo del artículo 60 exige que las conductas sancionables y sus sanciones estén en el reglamento de propiedad horizontal. Lo ampliamos en manual de convivencia y sanciones.

Cómo se reforma el reglamento, paso a paso

1. Proyecto de reforma. El consejo de administración y el administrador preparan el texto, artículo por artículo, idealmente con un abogado, y lo socializan antes de la reunión.
2. Convocatoria con la reforma en el orden del día. Para la ordinaria, con no menos de 15 días calendario de antelación (artículo 39). En una asamblea extraordinaria no se puede decidir nada que no esté en el orden del día.
3. Aprobación con el 70 % de los coeficientes del conjunto. Aprobar reformas es función de la asamblea (artículo 38, numeral 6) y exige el 70 % de los coeficientes que integran el conjunto (artículo 46, numeral 5), no de los presentes. No vale en reunión no presencial ni en segunda convocatoria, salvo que en esta se logre esa mayoría. Más en las decisiones que exigen el 70 %.
4. Acta. Firmada por presidente y secretario, con asistentes, unidad, coeficiente y votos; el administrador la pone a disposición de los propietarios en máximo 20 días hábiles (artículo 47).
5. Escritura pública y registro. Es función del administrador elevar a escritura pública y registrar las reformas aprobadas (artículo 51, numeral 9). La Ley 1579 de 2012 somete a registro los actos en escritura pública que impliquen modificación del dominio u otros derechos reales sobre inmuebles (artículo 4).

Si la reforma toca coeficientes, hay un límite adicional: solo se pueden modificar en los cuatro casos del artículo 28, como un error aritmético en su cálculo o el cambio de destinación de una unidad que se tuvo en cuenta para fijarlos.

Cuánto cuesta y cuánto tarda la reforma

Los derechos de registro los fija cada año la Superintendencia de Notariado y Registro. La Resolución 2026-001726-6, vigente desde el 2 de febrero de 2026, trata la constitución del reglamento de propiedad horizontal como acto sin cuantía: 29.500 pesos por acto, 15.300 pesos por cada folio de matrícula adicional donde deba inscribirse y un 2 % por sistematización. Para una reforma, pide a la oficina de registro la liquidación y en cuántos folios se inscribe: con cientos de unidades, el cobro por folio es el que pesa. Aparte van los derechos notariales, las copias y los honorarios de quien la redacte, sin cifra única.

Sobre el tiempo, la Ley 675 no fija un plazo total para una reforma. Los únicos términos legales del camino son los 15 días calendario de la convocatoria ordinaria y los 20 días hábiles para el acta; lo demás depende de la notaría y de la oficina de registro.

Errores comunes que dejan cláusulas sin efecto

• Seguir leyendo un reglamento anterior a 2001 al pie de la letra. Los conjuntos bajo las Leyes 182 de 1948, 16 de 1985 y 428 de 1998 tuvieron un año, prorrogable por seis meses, para ajustar sus reglamentos. Vencido el plazo, se entienden incorporadas las disposiciones de la Ley 675 y las decisiones en contrario son ineficaces (artículo 86).
• Mayorías imposibles. Salvo para la extinción, ninguna decisión puede exigir más del 70 % de los coeficientes; las mayorías superiores se entienden no escritas (artículo 45).
• Cláusulas contra normas imperativas. Se entienden no escritas (artículo 5, parágrafo 1). El reglamento tampoco puede prohibir vender o gravar una unidad privada (parágrafo 4) ni sancionar restringiendo bienes comunes esenciales (artículo 59).
• Contar el 70 % sobre los asistentes o votar la reforma en una sesión virtual: la decisión queda expuesta a impugnación (artículo 49).
• Dejar la reforma en el acta. Sin escritura ni registro, el trámite que el artículo 51 le encarga al administrador queda a medias.

Para el mapa completo de la ley, con sus reformas, revisa la Ley 675 de 2001 actualizada.

Control de acceso, QR, paquetes y datos: dónde escribir esas reglas

Muchos reglamentos se escribieron cuando la portería era un cuaderno y un citófono. Hoy pasa por códigos QR, fotos de paquetes y bitácoras digitales. Una división práctica: en el reglamento, lo estable (quién aprueba las reglas de la portería y qué conductas se sancionan); en el manual, la operación que cambia seguido:

• Medios de ingreso admitidos: QR, PIN, tarjeta o citofonía, y que la biometría sea voluntaria y siempre con otro medio disponible.
• Visitantes: quién los autoriza, cómo se anuncian y cuánto dura una autorización.
• Paquetes y domicilios: dónde se reciben, qué registro queda, quién los retira y en qué plazo.
• Datos personales: qué se registra, para qué, cuánto tiempo se guarda y quién puede consultarlo.

En datos, la copropiedad es responsable del tratamiento bajo la Ley 1581 de 2012: finalidad legítima e informada (artículo 4), autorización previa e informada (artículo 9) y, al pedirla, informar finalidad, derechos del titular y contacto del responsable (artículo 12). También debe adoptar un manual interno de políticas y procedimientos (artículo 17, literal k), distinto del manual de convivencia. Los datos biométricos son sensibles (artículo 5) y su tratamiento exige autorización explícita (artículo 6); lo explicamos en datos biométricos en conjuntos.

Con una app de portería, como portea, esas reglas se vuelven configuración: el QR del visitante, la foto del paquete y la bitácora de ingresos dejan el registro que el manual pide. El orden importa: primero el órgano competente aprueba la regla y después se configura la herramienta.

Fuentes

Ley 675 de 2001, artículos 3, 4, 5, 6, 7, 8, 25, 26, 28, 29, 37, 38, 39, 45, 46, 47, 49, 51, 59, 60 y 86, texto vigente en la Secretaría del Senado (artículos 1 a 33, 34 a 64, 65 a 87) · Ley 2079 de 2021, artículo 43, que modificó el artículo 25 de la Ley 675 · Ley 1579 de 2012, Estatuto de Registro de Instrumentos Públicos, artículos 4 y 8 (Secretaría del Senado) · Superintendencia de Notariado y Registro, Resolución 2026-001726-6 del 29 de enero de 2026, tarifas registrales, artículos 1 y 10 (Normograma de Cancillería) · Ley 1581 de 2012, artículos 4, 5, 6, 9, 12 y 17 (Secretaría del Senado). Este artículo no constituye asesoría jurídica para un caso concreto.

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