Depende de qué te duela más hoy: la contabilidad formal, el recaudo y la operación del día a día, o el control de quién entra. Aquí está qué resuelve cada plataforma y cómo decidir.
No existe una sola app que sea la mejor para todas las copropiedades, porque el término administrar propiedad horizontal cubre frentes muy distintos y ninguna plataforma es la mejor en todos. Estos son los tres frentes y qué conviene mirar en cada uno.
La pregunta útil no es cuál es la mejor en abstracto, sino cuál de los tres frentes te está costando más plata o más tiempo este año. Ese es el que hay que resolver primero.
Antes de comparar marcas conviene fijar la lista, porque casi todas dicen que hacen todo. Un software de administración de propiedad horizontal en Colombia debería resolver, como mínimo:
Y un frente que conviene separar desde el principio: la contabilidad formal. Los estados financieros bajo el Plan Único de Cuentas para entidades sin ánimo de lucro, las notas y la declaración de renta son trabajo de un contador, con o sin plataforma. Confundir "módulo financiero" con "contabilidad" es el error más común al comparar.
Si vas a llevar la decisión al consejo, sirve cómo se arma el presupuesto anual y el resumen de una página para el consejo.
Somos parte interesada, así que la comparación seria la publicamos aparte y con reglas explícitas: solo lo que cada proveedor publica en su propio sitio, con fecha de consulta, y "no lo publica" en vez de afirmar que algo no existe.
Ahí comparamos nueve plataformas colombianas por cuatro funciones que ninguna comparativa del sector incluye: el ingreso con QR, las reservas de zonas comunes, los comunicados con constancia de lectura y quién instala el hardware del edificio. Ver la comparativa completa →
Seis módulos que se operan desde el mismo lugar, con la portería incluida en vez de vendida aparte.
La diferencia con casi todo el mercado no es la lista, es la última casilla: la portería viene dentro y no como un módulo que se cotiza aparte.
Operas todas con el mismo sistema. Cada copropiedad tiene su propio espacio y tú ves la operación completa desde un solo lugar. El onboarding toma menos de una hora por unidad, y llegas a cada consejo con precios públicos para decidir sin vueltas.
Si manejas más de cinco conjuntos, el detalle está en software para administradores con varios conjuntos y en portea para administradoras.
portea deja en orden tres cosas que la ley le pide al administrador: comunicados con soporte de quién los leyó, actas y documentos guardados en un solo lugar, y PQRs con registro y responsable. Menos carpetas, más trazabilidad.
Y la asamblea, que es donde la ley se pone más exigente, tiene módulo propio: convocatoria con la antelación que fija el reglamento, quórum del artículo 45 calculado en vivo, bloqueo de las decisiones del 70 por ciento cuando la reunión no es presencial, y acta sellada con un código de integridad que el revisor fiscal puede verificar.
El marco completo está en la Ley 675 actualizada a 2026 y en lo que la Ley 675 le exige al administrador. Y puedes descargar gratis el kit del administrador, con plantillas y el checklist.
Un solo plan cubre la administración y la portería. Sin permanencia y sin comprar hardware para empezar.
Para más de 300 apartamentos, el plan Enterprise es a convenir e incluye Arturo IA. La portería remota completa con Arturo IA cuesta desde $4.570.000 al mes con IVA incluido, y el valor final depende de las condiciones del edificio. El detalle está en precios.
El módulo de asambleas va aparte del plan anual porque se cobra por asamblea realizada, desde $850.000 con IVA incluido para conjuntos de hasta 50 apartamentos, con el mismo valor en presencial, mixta o virtual.
Lo decimos nosotros para que no lo descubras en la implementación. portea no es un software contable y no reemplaza al contador de la copropiedad.
Lo que sí hace: registra el recaudo de las expensas con pago en línea, lleva la cartera y el estado de mora unidad por unidad, guarda los gastos y los proveedores, emite recibos y exporta todo en reportes que el consejo puede leer y el contador puede usar.
Lo que no hace: preparar los estados financieros bajo el Plan Único de Cuentas para entidades sin ánimo de lucro, las notas a los estados financieros, la conciliación contable formal ni la declaración de renta. Eso lo arma el contador con la información que portea entrega.
Para la mayoría de copropiedades esa división funciona bien, porque ya tienen contador y lo que les falta es la operación. Si tu conjunto busca reemplazar el software contable, esa es otra categoría de producto y conviene decirlo de una vez.
La división del trabajo
Dónde termina el software y empieza el contador
Lo registra portea
Lo prepara el contador
La columna de la derecha se arma con la información de la izquierda. Por eso lo que decide la compra no es cuál plataforma promete más, sino cuál te entrega la izquierda ordenada para que el contador no tenga que reconstruirla mes a mes.
El detalle de lo que sí cubre está en administración de conjuntos y en funciones, y los planes en precios.
Demo gratis, sin compromiso. Te mostramos portea funcionando y armamos una propuesta a la medida de tu conjunto.
Sin tarjeta de crédito, Sin contrato, Sin hardware
No hay una sola respuesta, porque las plataformas resuelven cosas distintas. Si la prioridad es la contabilidad formal bajo el PUC para entidades sin ánimo de lucro, conviene mirar herramientas especializadas en contabilidad de copropiedades. Si la prioridad es la operación diaria (recaudo de expensas, cartera, comunicados, PQR, reservas y control de acceso) portea cubre ese frente completo con precio público y sin permanencia. Lo sensato es decidir por el problema que más duele hoy, no por la lista de funciones más larga.
Como mínimo: llevar el censo de unidades y residentes con sus coeficientes, liquidar y cobrar las expensas comunes, controlar la cartera y la mora, registrar gastos y proveedores, comunicar a la comunidad con constancia, gestionar PQR y reservas de zonas comunes, y dejar todo trazable para el consejo y la asamblea. La contabilidad formal, los estados financieros y la declaración de renta son un frente aparte que en la mayoría de copropiedades lleva un contador.
Sirve para las dos cosas. portea cubre la operación de la portería (visitantes, domicilios, citofonía, control de acceso) y la administración del conjunto: recaudo de la cuota con pagos en línea, cartera y estado de mora, registro de gastos y proveedores, comunicados con confirmación de lectura, PQR con seguimiento, reservas de zonas comunes y reportes exportables para el consejo.
No, y conviene decirlo claro. portea registra el recaudo, la cartera, los gastos y los proveedores, y exporta esa información. Los estados financieros bajo el Plan Único de Cuentas para entidades sin ánimo de lucro, las notas y la declaración de renta los prepara el contador de la copropiedad con esos datos. Si lo que buscas es un ERP contable completo, ese es otro tipo de producto.
Depende del número de unidades y de qué frentes cubra. portea publica sus precios: plan anual desde $2.737.000 hasta 50 apartamentos, $4.284.000 de 51 a 150 y $5.474.000 de 151 a 300, todos con IVA incluido y sin contrato de permanencia. Varias plataformas del mercado no publican precio y lo entregan tras una cotización, así que vale la pena pedir el número por escrito antes de comparar.
Cuatro cosas que suelen definir la decisión: si el precio es público o depende de una cotización; si hay contrato de permanencia; cuánto toma dejar el conjunto operando y quién capacita al portero; y qué pasa con la información si un día te vas, es decir, si puedes exportar el histórico completo. Conviene pedirlas por escrito.
Sí. Cada copropiedad queda con su propio espacio, sus residentes, su cartera y sus reportes, y la administradora tiene una vista de todo su portafolio sin mezclar la información de un conjunto con la de otro. El detalle está en la página de portea para administradoras.