Depende de qué te duela más hoy: la contabilidad formal, el recaudo y la operación del día a día, o el control de quién entra. Aquí está qué resuelve cada plataforma y cómo decidir.
No existe una sola app que sea la mejor para todas las copropiedades, porque el término administrar propiedad horizontal cubre frentes muy distintos y ninguna plataforma es la mejor en todos. Estos son los tres frentes y qué conviene mirar en cada uno.
La pregunta útil no es cuál es la mejor en abstracto, sino cuál de los tres frentes te está costando más plata o más tiempo este año. Ese es el que hay que resolver primero.
Antes de comparar marcas conviene fijar la lista, porque casi todas dicen que hacen todo. Un software de administración de propiedad horizontal en Colombia debería resolver, como mínimo:
Y un frente que conviene separar desde el principio: la contabilidad formal. Los estados financieros bajo el Plan Único de Cuentas para entidades sin ánimo de lucro, las notas y la declaración de renta son trabajo de un contador, con o sin plataforma. Confundir "módulo financiero" con "contabilidad" es el error más común al comparar.
Si vas a llevar la decisión al consejo, sirve cómo se arma el presupuesto anual y el resumen de una página para el consejo.
Ordenadas sin ranking: cada una es fuerte en algo distinto. No publicamos precios de terceros porque varias no los publican y comparar cotizaciones sueltas confunde más de lo que ayuda.
| Qué necesitas resolver | portea | Propiedata | KaiLiving | Vecindapp | Resia | ComunidadFeliz | DomoNow | Kipo |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Recaudo de expensas con pago en línea | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Cartera y estado de mora por unidad | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Registro de gastos y proveedores | ✓ | ✓ | ✓ | – | ✓ | – | ✓ | – |
| Comunicados con confirmación de lectura | ✓ | – | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| PQR con seguimiento | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Reservas de zonas comunes | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Control de acceso y portería en la misma plataforma | ✓ | – | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
| Portería remota operada 24/7 con IA | ✓ | – | – | – | – | – | – | – |
| Contabilidad formal bajo PUC para ESAL | – | ✓ | ✓ | – | ✓ | – | – | – |
| Precio publicado en el sitio | ✓ | – | – | – | – | – | – | – |
portea Colombia
Operación de la copropiedad y de la portería en una sola plataforma: recaudo de expensas con pagos en línea, cartera, gastos, comunicados con confirmación de lectura, PQR, reservas, control de acceso sin biometría obligatoria y portería remota con Arturo IA. Precio público y sin permanencia.
Propiedata Colombia
Enfocada en administración con contabilidad, pagos en línea y asistente virtual, orientada a administradoras con varias copropiedades.
KaiLiving Colombia
Su fuerte declarado es la contabilidad de copropiedades bajo la normatividad colombiana y la integración con WhatsApp.
Vecindapp Colombia
Comunicación con la comunidad, citofonía virtual y organización de asambleas.
Resia Colombia
Gestión financiera, asambleas y seguridad, orientada a administradores y administradoras.
ComunidadFeliz Chile
Gestión de áreas comunes, paquetería y control de visitantes, con presencia regional.
DomoNow Colombia
Solución que une seguridad de la entrada con finanzas y comunicación interna.
Kipo Colombia
Portería, cartera y comunicados para conjuntos residenciales.
Lo decimos nosotros para que no lo descubras en la implementación. portea no es un software contable y no reemplaza al contador de la copropiedad.
Lo que sí hace: registra el recaudo de las expensas con pago en línea, lleva la cartera y el estado de mora unidad por unidad, guarda los gastos y los proveedores, emite recibos y exporta todo en reportes que el consejo puede leer y el contador puede usar.
Lo que no hace: preparar los estados financieros bajo el Plan Único de Cuentas para entidades sin ánimo de lucro, las notas a los estados financieros, la conciliación contable formal ni la declaración de renta. Eso lo arma el contador con la información que portea entrega.
Para la mayoría de copropiedades esa división funciona bien, porque ya tienen contador y lo que les falta es la operación. Si tu conjunto busca reemplazar el software contable, esa es otra categoría de producto y conviene decirlo de una vez.
La división del trabajo
Dónde termina el software y empieza el contador
Lo registra portea
Lo prepara el contador
La columna de la derecha se arma con la información de la izquierda. Por eso lo que decide la compra no es cuál plataforma promete más, sino cuál te entrega la izquierda ordenada para que el contador no tenga que reconstruirla mes a mes.
El detalle de lo que sí cubre está en administración de conjuntos y en funciones, y los planes en precios.
Demo gratis, sin compromiso. Te mostramos portea funcionando y armamos una propuesta a la medida de tu conjunto.
Sin tarjeta de crédito, Sin contrato, Sin hardware
No hay una sola respuesta, porque las plataformas resuelven cosas distintas. Si la prioridad es la contabilidad formal bajo el PUC para entidades sin ánimo de lucro, conviene mirar herramientas especializadas en contabilidad de copropiedades. Si la prioridad es la operación diaria (recaudo de expensas, cartera, comunicados, PQR, reservas y control de acceso) portea cubre ese frente completo con precio público y sin permanencia. Lo sensato es decidir por el problema que más duele hoy, no por la lista de funciones más larga.
Como mínimo: llevar el censo de unidades y residentes con sus coeficientes, liquidar y cobrar las expensas comunes, controlar la cartera y la mora, registrar gastos y proveedores, comunicar a la comunidad con constancia, gestionar PQR y reservas de zonas comunes, y dejar todo trazable para el consejo y la asamblea. La contabilidad formal, los estados financieros y la declaración de renta son un frente aparte que en la mayoría de copropiedades lleva un contador.
Sirve para las dos cosas. portea cubre la operación de la portería (visitantes, domicilios, citofonía, control de acceso) y la administración del conjunto: recaudo de la cuota con pagos en línea, cartera y estado de mora, registro de gastos y proveedores, comunicados con confirmación de lectura, PQR con seguimiento, reservas de zonas comunes y reportes exportables para el consejo.
No, y conviene decirlo claro. portea registra el recaudo, la cartera, los gastos y los proveedores, y exporta esa información. Los estados financieros bajo el Plan Único de Cuentas para entidades sin ánimo de lucro, las notas y la declaración de renta los prepara el contador de la copropiedad con esos datos. Si lo que buscas es un ERP contable completo, ese es otro tipo de producto.
Depende del número de unidades y de qué frentes cubra. portea publica sus precios: plan anual desde $2.737.000 hasta 50 apartamentos, $4.284.000 de 51 a 150 y $5.474.000 de 151 a 300, todos con IVA incluido y sin contrato de permanencia. Varias plataformas del mercado no publican precio y lo entregan tras una cotización, así que vale la pena pedir el número por escrito antes de comparar.
Cuatro cosas que suelen definir la decisión: si el precio es público o depende de una cotización; si hay contrato de permanencia; cuánto toma dejar el conjunto operando y quién capacita al portero; y qué pasa con la información si un día te vas, es decir, si puedes exportar el histórico completo. Conviene pedirlas por escrito.
Sí. Cada copropiedad queda con su propio espacio, sus residentes, su cartera y sus reportes, y la administradora tiene una vista de todo su portafolio sin mezclar la información de un conjunto con la de otro. El detalle está en la página de portea para administradoras.