Nueve software de propiedad horizontal, comparados por las cuatro funciones que nadie compara

En agosto de 2026 un competidor colombiano, SIPHO, publicó una comparativa titulada "Los 6 mejores software de propiedad horizontal en Colombia". Compara seis plataformas con nueve criterios. Es un trabajo serio y está bien hecho.

portea no aparece en ella. Podríamos quejarnos, pero hay algo más interesante en ese artículo: ninguno de sus nueve criterios es el ingreso con QR, las reservas de zonas comunes, los comunicados con constancia de lectura ni la conexión con el hardware del edificio. Cuatro funciones que un administrador usa todas las semanas y que la categoría entera dejó fuera de la conversación.

Así que aquí está la comparativa con esos cuatro ejes, y con nueve plataformas en lugar de seis. Somos parte interesada y lo decimos de entrada: portea es una de las nueve. Por eso todo lo que sigue sale de lo que cada proveedor publica en su propio sitio, con fecha de consulta, y donde no hay información pública lo decimos en lugar de suponerlo.

Las nueve plataformas, una frase cada una

El mercado colombiano de software para propiedad horizontal tiene plataformas que nacieron del lado contable y otras que nacieron del lado de la puerta, y cada vez se cruzan más.

• portea. Nació en la portería. Control de acceso con QR, citofonía digital, domicilios, reservas, PQRS y comunicados, más administración y recaudo. Cotiza el hardware y coordina su instalación en Colombia y México. Precios públicos.
• SIPHO. Bogotá, nacida en 2022 dentro de Building Intelligence, una casa de software fundada en 1995. Cinco apps nativas, incluidas una de portería y una financiera, con contabilidad, facturación electrónica DIAN, asambleas con votación e IA propia. Publica su lista completa por tramos, desde $181.500 al mes con descuento, y lista como costo adicional opcional un dispositivo de citofonía de $500.000, pagable a cuotas. Para las visitas no usa QR: el residente las registra con anticipación en su app y el portero las confirma.
• Vecindapp. Colombiana, operada por INTUS Aliado Tecnológico desde Cali. Publica precios anuales completos por número de unidades, citofonía virtual sin equipos y asambleas con precio por evento, y en su sitio dice que el residente genera y comparte el QR de cada visita.
• ComunidadFeliz. Chilena, con presencia regional. Fuerte en administración y comunidad. Su citofonía es un módulo reciente que todavía se anuncia como nuevo en su mercado de origen. En Colombia no publica precios: la cotización se pide por formulario.
• Propiedata. Colombiana, con citofonía virtual apoyada en WhatsApp y control de acceso por tags o QR, con un diagnóstico que define los dispositivos. Hoy su página de precios solo publica las asambleas, desde $1.650.000 la virtual. Lo detallamos en alternativas a Propiedata.
• Kipo. De Medellín, enfocada en la gestión de la copropiedad y la comunicación con residentes. Publica un plan Esencial gratuito y un plan Profesional de $250.000 al mes; la citofonía y la detección de placas son extras con costo.
• Helisa PH. La opción contable clásica, que viene del software administrativo colombiano. Publica su licencia, desde $2.807.805, y su versión en la nube, a $226.800 al mes para tres usuarios con pago anual anticipado.
• Kovive360. Colombiana, con inversión sostenida en citofonía: su apuesta es la llamada y el video desde la app. Publica su tabla mensual completa, desde $70.000 para menos de 50 unidades, y autorización de visitantes con QR.
• Proplógica. De Zolara Tech, la más joven de la lista, con un catálogo amplio de módulos administrativos y cobro por módulo. Sigue marcada como beta y publica un plan base de $49.900 al mes más 12 módulos desde $9.900 al mes cada uno.

Eje 1 · El ingreso con QR

Aquí está la diferencia que más se nota en el día a día y la que menos se compara. Hay tres formas distintas de resolver la entrada de un visitante, y todas se anuncian como "citofonía virtual":

1. Llamada digitalizada. El portero llama al residente, pero desde la app en lugar del citófono. Cambia el aparato, no el proceso. El residente sigue teniendo que contestar.
2. Llamada enmascarada. Igual, con el número del residente oculto. Resuelve un problema de privacidad, no el de la interrupción.
3. Autorización previa con código. El residente genera un QR antes de que llegue la visita y lo comparte. El portero escanea y abre. Nadie llama a nadie.

Los tres son legítimos y resuelven cosas distintas. Pero solo el tercero elimina la llamada, que es la queja número uno de cualquier residente y la tarea que más tiempo le quita al portero. En la comparativa de SIPHO, el criterio es "citofonía virtual sin cableado", que agrupa los tres como si fueran lo mismo.

Eje 2 · Las reservas de zonas comunes

No figura como criterio en ninguna comparativa del mercado, y sin embargo es el conflicto de convivencia más frecuente después del ruido y las mascotas. El salón comunal reservado dos veces para el mismo sábado, la piscina copada, el gimnasio con turnos que nadie respeta.

La razón por la que nadie lo compara es probablemente que se ve como un módulo menor. En la operación real no lo es: cuando las reservas viven en un grupo de WhatsApp, la administración termina arbitrando cada semana, y cada arbitraje deja a alguien molesto. Con reserva en app, con disponibilidad visible y confirmación automática, el conflicto no llega a la administración porque no se produce.

Eje 3 · Los comunicados con constancia de lectura

Este es el que va a cambiar de categoría pronto, y por eso vale ponerlo en la mesa ahora.

Hoy casi todas las plataformas envían comunicados. Muy pocas dejan constancia de quién los leyó y cuándo. La diferencia parece administrativa y es jurídica: es lo que separa "lo enviamos" de "podemos probar que llegó".

El proyecto de ley 067 de 2025, que cursa en el Congreso, exigiría al administrador aportar prueba de que el propietario recibió los estados de cuenta al menos diez días hábiles antes de iniciar un cobro judicial. Si eso queda en firme, el comunicado con constancia de lectura deja de ser una comodidad y pasa a ser evidencia procesal. No es ley todavía, y por eso no lo presentamos como obligación: lo presentamos como la razón por la que este criterio debería estar en cualquier comparativa desde ya.

Eje 4 · La conexión con el hardware del edificio

Este es el eje que menos se discute y el que más determina si un proyecto termina funcionando.

Un software de portería que no abre la puerta es una libreta bonita. Para que el ingreso con código sirva de algo, alguien tiene que conectar el sistema a la chapa eléctrica, al portón vehicular, a la talanquera o al torniquete que ya existe en el edificio. Y ahí aparecen dos modelos distintos:

• Solo software. El proveedor entrega la plataforma y la copropiedad consigue por su cuenta al integrador que conecte los equipos. Cuando algo falla, hay dos empresas señalándose entre sí.
• Software con instalación coordinada. El mismo proveedor cotiza el hardware y coordina su instalación y conexión, incluida la obra civil menor. Cuando algo falla, hay un solo interlocutor.

portea opera con el segundo modelo, con instalación coordinada por portea en Colombia y en México, y trabaja sobre marcas de mercado como Akuvox, ZKTeco, Hikvision y NAS Apolo. De las otras ocho, Propiedata publica que, tras un diagnóstico, define la configuración y los dispositivos de su control de acceso, y Kovive360, que se integra con los sistemas existentes; las demás no publican que coticen el hardware y coordinen su instalación. Eso no significa que no puedan hacerlo: significa que, si es importante para tu conjunto, hay que preguntarlo explícitamente en la cotización y pedir que quede escrito quién responde por la instalación.

Transparencia: mientras portea obtiene su propio registro ante la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada para la instalación de equipos (Decreto Ley 356 de 1994), la instalación de cámaras y control de acceso la ejecuta y la garantiza un aliado instalador.

La tabla, con las cuatro funciones como criterio

Lo que sigue refleja lo que cada proveedor publica en su propio sitio web, consultado el 8 de octubre de 2026. Donde el proveedor no publica información, decimos "no lo publica", que no es lo mismo que decir que no lo tiene. Es la forma honesta de comparar sin inventar.

Una tabla así se lee mal si uno la toma como un marcador. Léase mejor como un mapa de lo que la categoría todavía no está contando de sí misma. Si tu proveedor actual hace alguna de las cuatro y no lo publica, deberías pedírselo por escrito, porque lo que no está publicado tampoco está prometido.

Precios: quién publica y quién no

Aquí hay un dato que dice más que cualquier tabla de funciones. De las nueve plataformas, cinco publican su lista de precios completa: portea, SIPHO, Vecindapp, Kovive360 y Proplógica. Kipo publica su plan gratuito y el Profesional, con extras a consultar; Helisa PH, su licencia y su versión en la nube; Propiedata, solo las asambleas; y ComunidadFeliz no publica precios para Colombia.

La propia comparativa de SIPHO sitúa el mercado colombiano entre $90.000 y $500.000 al mes, según el tamaño del conjunto y los módulos. Su lista publicada va de $198.000 al mes para 1 a 50 unidades a $480.000 desde 601, con un 10 por ciento de descuento que deja el punto de entrada en $181.500, y cobra aparte $800 por transacción PSE, $120 por factura DIAN y lista como costo adicional opcional $500.000 por el dispositivo de citofonía, pagable a cuotas. Ese último dato importa al comparar: si el conjunto lo toma, parte de esa citofonía es hardware con costo de capital.

En la otra dirección, Propiedata ya no publica el precio de su plataforma: hoy su página de precios solo muestra las asambleas. Los precios de portea están en nuestra página de precios, completos y sin cotización de por medio, incluido el valor por asamblea del módulo nuevo.

La dependencia que comparten tres de ellas

Hay una característica de arquitectura que no aparece en ninguna comparativa y que conviene entender antes de firmar a tres años. Varias plataformas colombianas construyeron su citofonía o su control de acceso sobre la API de negocios de WhatsApp.

Funciona bien y el residente no necesita instalar nada nuevo, que es una ventaja real. Pero introduce una dependencia de un tercero sobre el que nadie tiene control: un cambio de política, un costo nuevo por conversación o un límite de plantillas afecta a todas a la vez. No es un defecto de ninguna empresa en particular, es una característica de categoría que vale conocer.

El contraste, dicho desde el residente y no en jerga: tu invitado no necesita WhatsApp, solo el código.

Lo que acabamos de lanzar, dicho de frente

En septiembre de 2026 entró en producción el módulo de asambleas, que en la versión anterior de esta comparativa figuraba como pendiente. Cubre las tres modalidades, congela el padrón al convocar, calcula el quórum en vivo y sella el acta con un código de integridad que el revisor fiscal puede recomputar contra la bitácora de la sesión.

Y lo que todavía no hace, para no repetir el vicio de la categoría: no integra la videoconferencia, porque el enlace de Zoom, Meet o Teams lo pone el conjunto; y en esta primera versión las elecciones de consejo no admiten voto secreto ni voto asistido, aunque las votaciones de opción única sí admiten ambos.

Cuándo no somos la mejor opción

Tres casos, sin rodeos:

• Si tu problema es la contabilidad, no la puerta. Un conjunto con la portería resuelta y un desorden contable de años se resuelve mejor con Helisa PH o con una plataforma con contabilidad completa y facturación DIAN nativa.
• Si esperas que la plataforma sea también la sala de videoconferencia. El módulo de asambleas es la urna: asistencia, quórum, votación y evidencia. La deliberación ocurre en el Zoom, Meet o Teams que el conjunto ya use, con el enlace que pone el administrador.
• Si administras una copropiedad de menos de veinte unidades sin portería. Ahí lo que sobra es plataforma. Una hoja de cálculo bien llevada y un canal de comunicación decente pueden bastar.

Donde sí somos difíciles de igualar es en el caso concreto que dio origen a portea: el conjunto donde el portero se pasa el turno llamando apartamentos, el cuaderno no sirve para reconstruir nada y la administración quiere dejar de arbitrar reservas por WhatsApp.

Cómo se hizo esta comparativa

Toda la información sale de lo que cada proveedor publica en su propio sitio web, consultado el 8 de octubre de 2026. Los nueve criterios citados al inicio son los de la comparativa "Los 6 mejores software de propiedad horizontal en Colombia (2026)" publicada por SIPHO, de donde también proviene el rango de mercado de $90.000 a $500.000 mensuales y su precio de entrada de $181.500. "No lo publica" significa exactamente eso y no equivale a ausencia de la función. portea es parte interesada en esta comparación y por eso no incluimos valoraciones de calidad, calificaciones de tiendas de aplicaciones ni afirmaciones sobre lo que un competidor hace mal. Si detectas un dato desactualizado, escríbenos y lo corregimos con la fecha del cambio.

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