Personería jurídica de la propiedad horizontal: de la escritura al certificado de la alcaldía

La personería jurídica de una propiedad horizontal surge cuando la escritura pública del reglamento se registra en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos, según el artículo 4 de la Ley 675 de 2001. Después, el alcalde municipal o distrital, o la entidad en quien delegue, la inscribe y expide el certificado de existencia y representación legal, con base en la escritura registrada y en los nombramientos y aceptaciones del administrador y del revisor fiscal (artículo 8).

Ese certificado es un anexo obligatorio de la demanda cuando la copropiedad cobra cuotas por la vía ejecutiva (artículo 48), lo necesita el administrador para sus trámites ante la DIAN y suelen pedirlo bancos y proveedores. Hay que actualizarlo cada vez que cambia el administrador. Por eso, quien busca la personería jurídica del conjunto casi siempre necesita inscribirla o actualizarla en la alcaldía: la persona jurídica existe desde el registro.

Aquí está la ruta completa, con los documentos que pide Bogotá según su instructivo oficial, lo que publica Medellín y los errores que más devuelven el trámite.

¿Cuándo nace la persona jurídica de un conjunto?

En el registro de la escritura, no antes ni después. El artículo 4 de la Ley 675 de 2001 lo dice en dos frases:

«Un edificio o conjunto se somete al régimen de propiedad horizontal mediante escritura pública registrada en la Oficina de Registro de Instrumentos Públicos. Realizada esta inscripción, surge la persona jurídica a que se refiere esta ley.»

Esa persona jurídica la conforman los propietarios de los bienes privados, y su objeto es administrar los bienes y servicios comunes, manejar los asuntos de interés común y cumplir y hacer cumplir la ley y el reglamento (artículo 32). Es de naturaleza civil y sin ánimo de lucro, lleva el nombre del edificio o conjunto y tiene su domicilio en el municipio donde está ubicado (artículo 33). Mientras la asamblea o el consejo no elijan administrador, ejerce como tal el propietario inicial, que puede contratar a un tercero (artículo 52).

Si quieres el texto completo con sus reformas, lo dejamos anotado en Ley 675 de 2001 actualizada.

¿Quién inscribe y certifica la existencia y representación legal?

El alcalde del municipio o distrito donde está el edificio o conjunto, o la persona o entidad en quien delegue esa facultad. Así lo fija el artículo 8, que también dice qué se presenta: la escritura registrada de constitución del régimen y los documentos que acrediten los nombramientos y aceptaciones de quienes ejerzan la representación legal y del revisor fiscal. Y cierra con una frase que conviene llevar impresa:

«En ningún caso se podrán exigir trámites o requisitos adicionales.»

Dos precisiones. La primera: inscribir ante la entidad competente todos los actos relacionados con la existencia y representación legal es una función del administrador (artículo 51, numeral 9). La segunda: desde la Ley 2079 de 2021, los proyectos de vivienda de interés social o prioritario de cinco o menos unidades están exentos de este trámite, y para ellos basta la escritura registrada.

¿Qué documentos pide Bogotá para inscribir la propiedad horizontal?

En Bogotá la inscripción la hacen las alcaldías locales. El trámite es gratuito y se puede hacer en línea, en el aplicativo de propiedad horizontal de la Secretaría Distrital de Gobierno, o de forma presencial en la alcaldía local. Estos son los documentos que el instructivo oficial de la Secretaría (SAC-IN005, versión 5, vigente desde el 9 de septiembre de 2024) manda validar, todos en PDF:

Si la alcaldía local encuentra un error, devuelve la solicitud y hay 30 días para subsanar; vencido ese plazo, la petición se entiende desistida. Cuando se aprueba, el certificado de inscripción llega por correo electrónico, firmado por el alcalde local. El certificado vigente se descarga después, también gratis, en el portal de la Secretaría de Gobierno con la matrícula inmobiliaria.

¿Y en Medellín y en otros municipios?

La base legal es la misma en todo el país; cambian la dependencia, el canal y los formatos. La Alcaldía de Medellín publica la inscripción de la propiedad horizontal como un trámite sin costo, presencial o virtual, con respuesta en 15 días hábiles. Pide copia de la escritura de constitución del régimen debidamente registrada, el formulario de solicitud de trámites de propiedad horizontal, el certificado de tradición y libertad original donde conste el registro de la escritura, y los documentos de nombramiento y aceptación del administrador y del revisor fiscal. El cambio de representante legal o de revisor fiscal es un trámite aparte, con el mismo plazo.

En cualquier otro municipio, busca la ficha del trámite en la página de la alcaldía antes de radicar. Si te piden algo que no está en el artículo 8 ni en el procedimiento publicado, pregunta en qué norma se apoya el requisito.

¿Cómo se inscribe un nuevo administrador en la alcaldía?

Con el trámite de actualización del representante legal. El administrador lo elige la asamblea general, salvo que exista consejo de administración, caso en el que lo elige el consejo para el período que fije el reglamento (artículo 50). En Bogotá, la actualización pide el acta de asamblea, el acta del consejo cuando corresponda, el documento de aceptación, la identidad del nuevo administrador y, si es una persona jurídica, su certificado de Cámara de Comercio.

Un detalle práctico del instructivo de Bogotá: los representantes legales, los suplentes y los revisores fiscales deben registrarse al mismo tiempo en la solicitud, porque el aplicativo no permite agregarlos después. Si la elección incluyó suplente, súbelo en la misma radicación. El cambio de administrador tiene más piezas que esta; las repasamos en el empalme del administrador, y quién elige a quién en el consejo de administración.

¿Paga impuestos la copropiedad y necesita RUT?

El artículo 33 la declara no contribuyente de impuestos nacionales ni del impuesto de industria y comercio en relación con las actividades propias de su objeto. La excepción está en el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, que agregó la Ley 1819 de 2016: la propiedad horizontal que destina bienes o áreas comunes a explotación comercial o industrial y genera renta es contribuyente del régimen ordinario de renta y de industria y comercio. El parágrafo de ese artículo excluye a las propiedades horizontales de uso residencial.

No pagar renta no la saca del sistema tributario. La copropiedad es una persona jurídica, y cuando por expresa disposición legal le corresponde practicar retenciones al pagar, actúa como agente de retención (artículo 368 del Estatuto). Los agentes retenedores se identifican en el RUT, con el NIT que asigna la DIAN (artículos 555-1 y 555-2). La DIAN, en el oficio 903830 de 2022, recuerda que en la propiedad horizontal la representación legal recae en el administrador, así que el certificado de la alcaldía es lo que acredita quién puede firmar esos trámites.

¿Qué errores devuelven el trámite?

Del instructivo de Bogotá salen los motivos de rechazo más comunes. Revísalos antes de radicar:

1. Certificado de tradición equivocado: debe ser el de la matrícula matriz o de mayor extensión, no el de un apartamento o un parqueadero, firmado, con folio activo, con la anotación de la escritura activa y expedido hace menos de 30 días.
2. Datos que no coinciden: el número, la fecha y la notaría de la escritura deben ser los mismos que aparecen en el certificado de tradición, y la dirección la misma de la propiedad horizontal.
3. Acta sin firmas: el acta de asamblea va firmada por el presidente y el secretario nombrados en la reunión; la del consejo, por todos sus miembros o por su presidente.
4. Nombramiento fuera del orden del día: la designación tiene que estar en el orden del día y coincidir con lo que pasó en la reunión.
5. Fechas que no cuadran: el acta de designación y la aceptación deben tener congruencia cronológica, y el período del administrador debe tener fecha de inicio y de fin cuando el reglamento lo fija.

Un acta ya firmada no se modifica: si la devuelven, se presenta un anexo aclaratorio firmado por quienes firmaron el acta.

¿Dónde conviene guardar esta cadena de documentos?

En un solo lugar y con fecha. La escritura, el certificado de tradición, las actas de nombramiento, las aceptaciones y cada certificado de la alcaldía se vuelven a pedir en cada cambio de administrador, en cada cuenta bancaria y en cada cobro judicial. En portea las actas y documentos de la copropiedad quedan en un repositorio con fecha, junto con el censo de propietarios y sus coeficientes. Y si la asamblea que elige al administrador se hace con el módulo de asambleas, el acta sale con el quórum por coeficiente, los votos y un código de integridad; la firma del presidente y del secretario la siguen poniendo ellos. Las funciones del administrador frente a la ley las resumimos en lo que la Ley 675 le exige al administrador.

Fuentes

Ley 675 de 2001, artículos 4, 5, 6, 8, 32, 33, 48, 50, 51 y 52, Congreso de la República (Secretaría del Senado) · Ley 2079 de 2021, artículo 42, que adicionó el parágrafo del artículo 8 · Secretaría Distrital de Gobierno de Bogotá, instructivo SAC-IN005, versión 5, vigente desde el 9 de septiembre de 2024 (PDF) · Alcaldía de Bogotá, cómo descargar el certificado de representación legal de propiedad horizontal (bogota.gov.co) · Alcaldía de Medellín, trámite de inscripción de la propiedad horizontal (medellin.gov.co) · Estatuto Tributario, artículos 19-5 (adicionado por el artículo 143 de la Ley 1819 de 2016), 368, 555-1 y 555-2 · DIAN, Subdirección de Normativa y Doctrina, oficio 903830 del 18 de mayo de 2022 (normograma DIAN). Este artículo no constituye asesoría jurídica para un caso concreto.

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