La asamblea del presupuesto es la reunión más difícil del año para un administrador, y la de 2026 llega con una capa extra: la vigilancia subió cerca de un 30 por ciento en un semestre y alguien va a preguntar por qué. Actualizado en agosto de 2026.
Esta es la preparación que separa una asamblea de dos horas de una de seis, con el guion, los documentos y las respuestas a las objeciones que siempre aparecen.
Regla número uno: no llegues con un número, llega con opciones
El error más común es presentar el presupuesto con el aumento ya calculado y pedir aprobación. Eso convierte la asamblea en una votación de sí o no sobre una mala noticia, y las asambleas rara vez votan que sí a una mala noticia sin pelear.
La alternativa es presentar tres escenarios costeados y dejar que la asamblea escoja. La discusión deja de ser sobre si aceptar el aumento y pasa a ser sobre cuál de las tres rutas prefiere la copropiedad. Es la misma información, con una estructura que produce una decisión en lugar de una discusión.
| Escenario | Qué implica | Efecto en la cuota |
|---|---|---|
| A. Seguir igual | Se mantiene el mismo número de puestos y el mismo horario | El aumento completo se traslada a la cuota |
| B. Esquema mixto | Presencia humana en las franjas de mayor flujo y operación digital o remota en la madrugada | Aumento parcial, con inversión inicial en tecnología |
| C. Portería digitalizada | Se reorganiza el esquema y la operación de la puerta pasa al sistema | La cuota puede sostenerse o bajar, con cambio operativo real |
Cada escenario tiene que llegar con su número por apartamento, no en total. Un propietario no procesa "el presupuesto sube 47 millones", procesa "mi cuota pasa de $340.000 a $395.000".
Los documentos que hay que tener sobre la mesa
- Presupuesto comparado, ejecución del año anterior contra proyección del nuevo, línea por línea.
- Cotizaciones vigentes de vigilancia, con fecha y con el nombre de las empresas, mínimo dos.
- La referencia normativa: la circular de tarifas mínimas de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del 30 de diciembre de 2025. Esto es clave, porque demuestra que el aumento no lo decidió la administración.
- Impacto por apartamento en cada uno de los tres escenarios.
- Estado del fondo de imprevistos y de la cartera, porque son las dos primeras cosas que alguien va a proponer usar.
La presentación, en orden
Quince minutos bien usados
La cuota se menciona en el minuto cinco, no en el minuto uno.
Las cinco objeciones que siempre aparecen
- "Busquemos una empresa más barata." Respuesta: existe una tarifa mínima regulada y una propuesta muy por debajo suele significar que algo de la cadena laboral no se está pagando. Cuando esa cadena se rompe, la reclamación puede terminar tocando también a la copropiedad que contrató.
- "Saquémoslo del fondo de imprevistos." Respuesta: el fondo tiene una destinación específica y no es para cubrir gasto recurrente. Usarlo así deja a la copropiedad sin respaldo ante una emergencia real.
- "Quitemos el portero de noche y ya." Respuesta: se puede, y es justo el escenario B, pero requiere cubrir esa franja con algo. Sin reemplazo operativo, se está quitando cobertura, no costo.
- "La tecnología es muy cara." Respuesta: compárela contra la línea correcta. Un puesto 24 horas cuesta cerca de $225 millones al año con la tarifa mínima. Cualquier software de conjuntos en Colombia está muy por debajo de esa cifra, como se ve en la guía de costos de software de portería.
- "Que la administración se apriete el cinturón." Respuesta: mostrar la composición real del presupuesto. Vigilancia y aseo pesan del 60 al 70 por ciento, así que recortar en las líneas pequeñas no mueve la aguja.
Lo que hay que dejar en el acta
Escoja lo que escoja la asamblea, en el acta debe quedar el escenario aprobado, el valor de la cuota resultante, el fundamento del aumento con su fuente, y las consecuencias explícitas de la opción elegida. Si la asamblea decide no subir la cuota, esa constancia protege a la administración y al consejo cuando llegue el momento de explicar el déficit.
La estructura completa del presupuesto está en cómo se arma el presupuesto anual de un conjunto, y la mecánica de la reunión en la guía de asamblea de copropietarios.
Una nota sobre qué se puede y qué no se puede decidir
Cambiar el esquema de vigilancia no siempre está en manos del consejo. Depende del reglamento de propiedad horizontal de cada copropiedad y de cómo esté aprobado el presupuesto. Revísalo antes de mover nada. Y ten presente que un proveedor de tecnología, incluidos nosotros, no presta servicios de vigilancia privada ni puede decidir por la copropiedad: aporta la herramienta y los números para que la decisión se tome informada.
¿Necesitas los tres escenarios costeados?
Te armamos la comparación con los datos de tu conjunto para que la lleves lista a la asamblea, sin compromiso.
Pedir los escenariosPreguntas frecuentes
¿Cómo se explica en asamblea que sube el presupuesto de vigilancia?
Con la fuente en la mano y con opciones, no con una sola cifra. El aumento no lo decidió la administración: la circular de tarifas mínimas de la Superintendencia de Vigilancia y Seguridad Privada del 30 de diciembre de 2025 dejó el puesto de 24 horas cerca de $18.800.000 al mes, frente a unos $14.900.000 seis meses antes. Presentar tres escenarios costeados en lugar de un solo número cambia por completo la reacción de la asamblea.
¿La asamblea puede negarse a aprobar el aumento?
Puede, y a veces lo hace. Pero el costo no desaparece con la negativa: se cubre con el fondo de imprevistos, se aplaza mantenimiento o se acumula un déficit. Conviene dejar esa consecuencia explícita en la presentación y en el acta, porque la responsabilidad de la decisión es de la asamblea y la constancia protege a la administración.
¿Qué documentos hay que llevar a la asamblea?
El presupuesto comparado del año anterior contra el proyectado, las cotizaciones vigentes de vigilancia con su fecha, la referencia de la circular de tarifas mínimas, el cálculo del impacto por apartamento en cada escenario y el estado del fondo de imprevistos y de la cartera. Con eso la discusión se vuelve técnica en vez de emocional.
¿Reducir el esquema de vigilancia requiere aprobación de la asamblea?
Depende del reglamento de propiedad horizontal de cada copropiedad y de cómo esté aprobado el presupuesto. En muchos conjuntos el consejo puede ajustar la contratación dentro del presupuesto aprobado, y en otros el cambio de esquema debe pasar por asamblea. Revisa el reglamento antes de mover nada y deja la decisión en acta.
¿Cuánto se ahorra al eliminar un puesto de vigilancia 24 horas?
Cerca de $225 millones al año si se toma la tarifa mínima de $18.800.000 al mes, y alrededor de $138 millones si se trata de personal propio a unos $11.500.000 al mes. Ese es el orden de magnitud que conviene poner al lado de cualquier inversión en tecnología que se proponga en la misma asamblea.
