La asamblea virtual dejó de ser una rareza de pandemia y se volvió una opción de calendario: es más barata, no depende del salón comunal y suele tener más participación, porque le quita al propietario la excusa del desplazamiento. El problema es que también es la modalidad más fácil de impugnar cuando se improvisa.
La Ley 675 admite las reuniones no presenciales, así que la pregunta no es si se puede. La pregunta es qué tiene que poder probar la copropiedad después, y qué decisiones no deberían tomarse por esa vía.
Lo que hace válida una reunión no presencial
El requisito de fondo es que los propietarios puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, y que eso se pueda probar. La palabra que hay que subrayar es la última. Una asamblea virtual bien hecha y una mal hecha se ven igual mientras ocurren; se diferencian dos meses después, cuando alguien impugna y hay que mostrar el soporte.
En la práctica eso se traduce en tres evidencias:
- Quién participó y cuándo. Un registro que identifique a cada propietario o a su apoderado, con la hora de entrada y de salida. La foto del Zoom no es un registro.
- Cómo votó cada unidad. Trazable por apartamento y por coeficiente, no un conteo a mano alzada que nadie puede reconstruir.
- Qué quedó aprobado y con qué base. El porcentaje a favor, sobre qué se calculó y en qué momento se cerró la votación.
Antes de escoger la modalidad
Lo que cada modalidad te deja decidir
Presencial
Quórum contado en la puerta
Cualquier punto del orden del día
Reformas de reglamento y expensas extraordinarias
Sin restricciónMixta
Unos en el salón y otros conectados
Una sola urna para todos
Las decisiones del 70% quedan en entredicho
Con límiteVirtual
Participación sin desplazamiento
Voto trazable por apartamento
Las decisiones del 70% quedan en entredicho
Con límiteLa modalidad no la escoge la comodidad, la escoge el orden del día. Si vas a reformar el reglamento o aprobar una expensa extraordinaria grande, la decisión de hacerla virtual ya está tomada por la ley, y no es la que te conviene.
El límite que casi nadie revisa antes de convocar
Las decisiones de mayoría calificada del artículo 46 exigen el 70% de los coeficientes que integran el conjunto entero, no el 70% de los que se conectaron esa noche. Y ese mismo artículo restringe que se adopten en reuniones no presenciales o de segunda convocatoria, a menos que efectivamente se alcance ese 70% del total.
Esas decisiones son las grandes: reformar el reglamento, aprobar expensas extraordinarias superiores a cuatro veces la expensa mensual necesaria, desafectar un bien común no esencial, cambiar la destinación de bienes comunes, adquirir inmuebles o liquidar la copropiedad. Las tienes todas en las diez decisiones que exigen el 70%.
La consecuencia práctica es sencilla y poca gente la aplica: primero se arma el orden del día, después se escoge la modalidad. Si hay un punto del artículo 46 sobre la mesa, montar la reunión por video es comprarse una nulidad.
Cómo se prepara una asamblea virtual que se sostenga
1. El censo y los coeficientes, antes que nada
El quórum se calcula sobre coeficientes, no sobre personas. Si la tabla no suma 100% o hay apartamentos sin propietario identificado, el cálculo va a salir mal sin importar qué tan buena sea la plataforma. Este es el trabajo aburrido que decide el resultado, y se hace semanas antes.
2. La convocatoria, con la antelación de tu reglamento
El reglamento de propiedad horizontal de cada conjunto fija con cuánta anticipación y por qué medio se convoca. Se cumple al pie de la letra, y se guarda la constancia de envío y de lectura, que es el primer argumento que usa quien impugna. El detalle está en la guía de asamblea de copropietarios.
3. Las reglas del juego, por escrito y antes
Cómo se va a votar, cuánto tiempo estará abierta cada votación, qué pasa si alguien se cae de la conexión y cómo se tramitan los poderes. Definirlo después de que empiece la discusión es regalarle el argumento a quien pierda la votación.
4. Los poderes, con una regla clara
Si el otorgante aparece en la reunión, su poder debería quedar suspendido mientras esté presente. Es una fuente clásica de doble conteo y se resuelve con procedimiento, no con buena voluntad.
5. El voto de las unidades en mora
La Ley 675 no lo prohibe en su articulado: la restricción vale si está en el reglamento. Y ojo con el efecto lateral, porque sacar esos coeficientes de la cuenta puede volver inalcanzable el 70% que necesitabas. Lo tratamos en si puede votar un propietario moroso.
El error de creer que el video es la asamblea
Zoom, Meet o Teams sirven para deliberar. No sirven para contar. Una herramienta de videoconferencia no sabe cuánto coeficiente representa cada participante, no distingue al propietario del arrendatario y no deja un resultado que un revisor fiscal pueda auditar después.
Por eso conviene separar las dos cosas desde el principio: el video es la sala, y aparte hace falta la urna. La sala la pone la herramienta que el conjunto ya use. La urna es la que tiene que saber de coeficientes, mayorías y evidencia.
Dónde entra portea
El módulo de asambleas de portea es esa urna. Al convocar congela el padrón, los coeficientes y el estado de mora, y la citación sale en PDF con el orden del día y el anexo de morosos. Durante la sesión muestra el quórum en vivo sobre la base correcta y abre cada votación con tiempo límite.
Y aplica el límite del artículo 46 por diseño: cuando la modalidad es virtual o mixta, el tipo de decisión calificada aparece como no disponible al armar el orden del día, con la indicación de cambiar la modalidad a presencial si ese punto la necesita. Al cerrar, el acta queda sellada con un código de integridad que cualquiera puede recomputar, más seis archivos CSV de evidencia. Se cobra por asamblea realizada, desde $850.000 con IVA incluido.
¿Tu próxima asamblea es virtual o mixta?
Quórum por coeficientes en vivo, voto trazable por apartamento y acta sellada con código de integridad. Te mostramos el flujo completo con los datos de tu copropiedad.
Ver el módulo de asambleasFuentes
Ley 675 de 2001: régimen de reuniones no presenciales, artículo 45 sobre quórum deliberatorio y decisorio, artículo 46 sobre decisiones de mayoría calificada y su restricción en reuniones no presenciales y de segunda convocatoria, y artículo 41 sobre segunda convocatoria. La antelación y el medio de la convocatoria los fija el reglamento de propiedad horizontal de cada copropiedad. Este artículo explica el marco general y no reemplaza la asesoría del abogado de la copropiedad.
Preguntas frecuentes
Sí. La Ley 675 admite las reuniones no presenciales siempre que los propietarios puedan deliberar y decidir por comunicación simultánea o sucesiva, y que eso se pueda probar. La validez no depende de la herramienta que se use sino de la evidencia que quede: quién participó, cómo votó cada unidad y con qué base se calculó cada resultado.
Es una decisión de mayoría calificada, que exige el 70% de los coeficientes que integran el conjunto entero. El artículo 46 restringe adoptar ese tipo de decisiones en reuniones no presenciales o de segunda convocatoria a menos que se alcance ese 70% del total, así que en la práctica esos puntos conviene llevarlos a una asamblea presencial.
Depende de cómo se haya definido antes de empezar, y por eso hay que definirlo antes. Lo razonable es que exista un periodo de gracia para reconectarse y que el histórico deje constancia de que la persona estuvo presente, entró, salió y volvió. Si esa regla no está escrita, cada caída se vuelve una discusión.
Sirve para deliberar, no para contar. Una herramienta de videoconferencia no sabe qué coeficiente representa cada participante, no distingue propietario de arrendatario y no deja un resultado auditable. Lo habitual es usar el video como sala de reunión y una plataforma aparte para asistencia, quórum, votación y evidencia.
La Ley 675 fija un plazo de dos meses, contados desde la comunicación o el registro del acta, para pedirle al juez que revise las decisiones. Por eso la disciplina de forma no es burocracia: es lo que hace que lo aprobado se sostenga cuando alguien decide discutirlo.
