En Colombia no existe un único mejor software para administrar un conjunto. La mejor opción depende del tamaño de tu copropiedad y de qué te duele más hoy. El mercado se divide en tres tipos de solución: las contable-administrativas, las de portería y acceso, y las plataformas integrales que unen ambos frentes.
En esta guía comparamos las opciones más conocidas del mercado con información pública y verificable. Describimos a cada una por lo que hace bien y para qué perfil de conjunto tiene sentido. Actualizado en julio de 2026.
El mapa de la categoría
En Colombia, el mercado se divide en tres tipos de solución
Cómo elegimos y qué miramos
Comparamos seis criterios concretos: la cobertura funcional (qué tanto del conjunto cubre), la transparencia de precios, si trae apps para el residente y el portero, la integración de pagos, el soporte local y el tiempo de implementación. Con esos criterios describes cualquier opción sin caer en opiniones sueltas.
- Cobertura funcional: qué tanto del conjunto resuelve, de la contabilidad a la puerta.
- Transparencia de precios: si publica sus tarifas o si hay que cotizar.
- Apps para residente y portero: sin apps buenas, la adopción se cae.
- Integración de pagos: si el residente puede pagar la cuota desde la app.
- Soporte local: quién responde cuando algo falla en tu ciudad.
- Tiempo de implementación: cuánto tardas en tener el conjunto operando.
Un punto de honestidad de frente: portea es nuestro producto. Lo incluimos porque compite en esta categoría, y describimos a los demás por lo que hacen bien, solo con datos públicos. Cuando un precio no es público, lo decimos y no inventamos rangos. Esa transparencia es justo lo que te permite comparar sin ruido.
Tabla comparativa
Esta es la vista rápida. Debajo explicamos cada opción con más detalle.
| Software | Enfoque principal | Precio de referencia | Apps para residente y portero | Ideal para |
|---|---|---|---|---|
| portea | Plataforma integral (administración + portería con IA) | $2.737.000 a $5.474.000 + IVA 19% al año según tamaño. Arturo IA $3.570.000/mes IVA incluido | Sí, tres apps | Conjuntos que quieren administrar y operar la portería en un solo sistema |
| Propiedata | Contabilidad y asambleas | Precio no público, requiere cotización | Enfoque en administrador | Conjuntos que priorizan la gestión contable y las asambleas |
| Decopropiedad | Gestión contable y administrativa | Precio no público, requiere cotización | Enfoque en administrador | Administraciones con necesidades contables tradicionales |
| Kipo | Gestión de conjuntos con modelo freemium | Plan gratuito con funciones adicionales de pago | Sí | Conjuntos pequeños que quieren empezar sin costo |
| Focaris | Control de acceso y portería | Precio no público, requiere cotización | Sí | Conjuntos enfocados en el control de acceso |
| Munily | Gestión de comunidades residenciales (LATAM) | Precio no público, requiere cotización | Sí | Comunidades que buscan un proveedor regional |
Precios de referencia del mercado a julio de 2026. Verifica con cada proveedor: los datos de precios cambian y algunos no son públicos.
portea
portea es una plataforma integral: administra la copropiedad y opera la portería en un mismo sistema. Trae tres apps, una para el residente, una para el portero y una para el administrador. En administración, recauda las cuotas con PSE, Nequi, Daviplata y hasta Bitcoin, gestiona reservas de zonas comunes, envía comunicados con confirmación de lectura, atiende PQRs con seguimiento y muestra el panel del administrador con reportes.
En portería, suma citofonía digital con QR, control de domicilios con foto y Arturo IA, un portero con inteligencia artificial que opera la entrada 24/7. Arranca con el celular del portero, sin comprar hardware. Sus precios son públicos y el plan es anual: Esencial $2.737.000 + IVA 19%, Estándar $4.284.000 + IVA 19% y Pro $5.474.000 + IVA 19%, según el número de apartamentos. La portería completa con Arturo IA cuesta $3.570.000 al mes con IVA incluido. No exige permanencia. Tiene sentido para el conjunto que quiere resolver administración y portería sin juntar varios proveedores. Puedes ver el detalle en la guía de administración de conjuntos y en precios.
Propiedata
Propiedata es una solución colombiana enfocada en la contabilidad y las asambleas de la propiedad horizontal. Su fuerte está en la gestión administrativa y financiera del conjunto: el trabajo del administrador con las cuentas, los estados financieros y la organización de las asambleas.
Su precio no es público, así que requiere cotización directa con el proveedor. Tiene sentido para conjuntos y administradores que ponen la gestión contable y las asambleas en el centro de su operación, y que buscan una herramienta especializada en ese frente.
Decopropiedad
Decopropiedad se enfoca en la gestión contable y administrativa de la copropiedad. Acompaña al administrador en las tareas tradicionales de la contabilidad y la administración de un conjunto residencial.
Su precio no es público, así que requiere cotización directa. Encaja con administraciones que tienen necesidades contables tradicionales y quieren un sistema centrado en ese trabajo, más que en la operación diaria de la portería o la comunicación con residentes.
Kipo
Kipo es una opción de gestión de conjuntos que trabaja con un modelo freemium: ofrece un plan gratuito y funciones adicionales de pago. Trae apps para los residentes, lo que facilita la adopción desde el primer día.
Ese modelo lo hace atractivo para conjuntos pequeños que quieren empezar a digitalizarse sin costo inicial y crecer a medida que necesitan más funciones. Es un buen punto de partida cuando el presupuesto es ajustado y el conjunto quiere probar antes de invertir.
Focaris
Focaris se enfoca en el control de acceso y la portería del conjunto. Su terreno es la puerta: la gestión de quién entra y sale, con apps para el uso diario.
Su precio no es público, así que requiere cotización directa. Tiene sentido para conjuntos cuyo dolor principal es el control de acceso y que buscan una herramienta especializada en portería, más que en la administración contable.
Munily
Munily es una plataforma de gestión de comunidades residenciales con presencia regional en América Latina. Ofrece apps para los residentes y funciones para la operación de la comunidad.
Su precio no es público, así que requiere cotización directa. Encaja con comunidades que buscan un proveedor regional con presencia en varios países de la región y una propuesta pensada para el residente.
Errores comunes al elegir
El primero es elegir por la lista de funciones más larga. Una función que nadie usa no sirve, y muchos sistemas se contratan por lo que prometen en la demo, no por lo que el equipo adopta en la puerta.
El segundo es no medir el costo real. Un plan barato que no reduce la carga del portero ni la cartera del conjunto termina saliendo caro. El tercero es comparar solo el precio del software y olvidar el hardware, la implementación y el soporte. El cuarto es no involucrar al portero y al consejo en la decisión: si ellos no adoptan el sistema, el cambio no se sostiene.
Cómo elegir según tu conjunto
La opción correcta cambia con el tamaño y con el dolor principal. Estos son los escenarios más comunes:
- Menos de 50 apartamentos y presupuesto ajustado: empieza por lo esencial. Un modelo freemium o un plan de entrada te deja digitalizar sin una inversión grande.
- 51 a 150 apartamentos (el caso más común): aquí pesa la cobertura funcional y la adopción. Busca un sistema que cubra administración y portería y que el equipo use de verdad.
- Más de 150 con varios turnos de portería: el costo de la portería se vuelve la mayor línea. Evalúa portería remota o portería con IA para reducir turnos sin perder cobertura.
- Administrador profesional con varias copropiedades: prioriza un sistema que separe cada conjunto con su propio espacio y te dé reportes por unidad y precios que puedas presentar a cada consejo.
- Cuando el dolor es contable: pesan las soluciones administrativas. Cuando el dolor es la puerta: pesan las de portería y acceso. Cuando son las dos cosas, una plataforma integral evita juntar proveedores.
Datos para dimensionar la decisión
- Más del 60% de las familias colombianas vive en propiedad horizontal, según estimaciones de mercado.
- Sostener un puesto de portería 24/7 exige de 4 a 5 turnos rotativos y cuesta cerca de $11.500.000 al mes en Colombia en 2026, según estimaciones de mercado.
- Colombia es el tercer mercado proptech de América Latina, después de Brasil y México.
El error más común es elegir por funciones y no por adopción. Si el portero no usa el sistema en la puerta, el conjunto vuelve al cuaderno en dos semanas.Kevin Daza, CEO y cofundador de portea
Los errores más comunes al elegir software para tu conjunto
El error más caro es elegir por la lista de funciones más larga. Una función que el portero no usa en la puerta no existe en la práctica, y un sistema complejo termina abandonado en dos semanas. Pagaste por algo que nadie abre.
El segundo es mirar solo el precio de la licencia. Migrar los datos de los residentes, cargar los apartamentos y capacitar al equipo consume horas del administrador. Ese tiempo es un costo real que casi nadie suma antes de firmar.
El tercero es amarrarte a una permanencia larga sin haber probado. Si el sistema no encaja, quedas atado a un contrato en vez de a un resultado. El cuarto es comprar hardware propietario que solo sirve con ese proveedor: el día que quieras cambiar, el equipo se vuelve inservible y el costo de salida sube.
El quinto es decidir en una oficina, sin el portero. El portero usa el sistema en la puerta todos los días, así que dejarlo por fuera de la prueba hace que descubras tarde que la herramienta no encaja con su trabajo real. La adopción se gana en la puerta, no en la demo.
Qué preguntar en una demo antes de contratar
Antes de firmar con cualquier proveedor, incluido portea, lleva esta lista a la demo. Las respuestas te dicen más que la presentación.
- ¿Cuál es el precio total anual con IVA y qué incluye exactamente?
- ¿Hay permanencia o puedo cancelar cuando quiera?
- ¿Qué pasa con mis datos si me voy? ¿Me los entregan completos?
- ¿El portero necesita comprar hardware nuevo para empezar?
- ¿Cuánto tarda la implementación completa?
- ¿Quién capacita al portero y en cuánto tiempo queda operando solo?
- ¿Qué soporte hay y en qué horario responden?
- ¿Hay app para el residente o solo panel para el administrador?
- ¿Cómo pagan los residentes la cuota de administración?
- ¿El precio sube cuando crece el conjunto y de qué forma?
Si un proveedor evita alguna de estas respuestas, esa evasiva ya te dice algo. Un sistema bueno no le teme a estas preguntas.
Preguntas frecuentes
¿Cuál es el mejor software para administrar un conjunto en Colombia?
No hay uno solo para todos. La mejor opción depende del tamaño del conjunto y de qué duele más hoy. Si el dolor es contable, pesan más las soluciones administrativas. Si el dolor es la puerta y los visitantes, pesan las de portería. Si necesitas todo en un sistema, una plataforma integral como portea cubre administración y portería a la vez. El criterio que más importa es la adopción: elige lo que el administrador y el portero de verdad van a usar.
¿Cuánto cuesta un software de administración de propiedad horizontal?
Depende del proveedor y del modelo. Hay opciones con plan gratuito y funciones de pago, y opciones cuyo precio no es público y requieren cotización. Como referencia pública, portea maneja plan anual: Esencial $2.737.000 + IVA 19% (hasta 50 apartamentos), Estándar $4.284.000 + IVA 19% (51 a 150) y Pro $5.474.000 + IVA 19% (151 a 300). La portería con Arturo IA cuesta $3.570.000 al mes con IVA incluido. Verifica siempre el precio con cada proveedor.
¿Qué diferencia hay entre un software contable y una plataforma integral?
Un software contable se concentra en el presupuesto, la cartera, los estados financieros y las asambleas. Una plataforma integral suma a eso la operación diaria del conjunto: recaudo de cuotas desde la app, reservas de zonas comunes, comunicados con confirmación de lectura, PQRs y la portería. La contable ordena las cuentas. La integral ordena las cuentas y la operación en un mismo lugar.
¿Necesito comprar hardware para digitalizar la portería?
No para empezar. Varias soluciones arrancan con el celular del portero y la app de los residentes. portea funciona así: se activa sin obras y sin comprar equipos. Si el conjunto quiere cámaras, talanqueras o control de acceso físico, se cotizan e instalan aparte según cada caso.
¿Sirven estos software para administradores con varias copropiedades?
Sí, varios están pensados para eso. Lo clave es que el sistema separe cada copropiedad con su propio espacio y le dé al administrador una vista de todas sus unidades. Así estandarizas la operación entre conjuntos y presentas a cada consejo reportes y precios claros de su unidad.
Da el siguiente paso
Elijas la opción que elijas, llega preparado a tu consejo. Descarga gratis el kit del administrador con plantillas y checklist de la Ley 675. Y si quieres ver una plataforma integral en acción, agenda una demo de portea.
