La pregunta llega casi siempre en noviembre, cuando el administrador arma el presupuesto del año siguiente y tiene que poner una cifra en la línea de asamblea ordinaria. Y la respuesta honesta incomoda: depende de cinco rubros distintos, y solo uno de ellos tiene precio publicado en alguna parte.
Vale la pena desarmarlo, porque el error típico no es gastar de más. Es presupuestar una sola cifra global, descubrir en marzo que faltaba algo y terminar pidiéndole plata extra a una asamblea que ya está de mal genio por el aumento de la cuota.
La cuenta completa
De qué se compone el costo de una asamblea
De los cinco rubros, el único que publicamos con precio es el nuestro. Los demás dependen de la ciudad, del tamaño del conjunto y de quién los preste, y cualquiera que te dé una cifra única para todos te está vendiendo un promedio que no existe.
Rubro por rubro
1. El espacio
Si el conjunto tiene salón comunal con aforo suficiente, este rubro es cero. El problema aparece en copropiedades grandes, donde el salón no alcanza y hay que arrendar un auditorio. Aquí es donde la modalidad virtual o mixta cambia la cuenta de verdad, porque elimina la restricción de aforo.
2. La logística
Registro en la puerta, sonido, papelería, escarapelas, refrigerios. Suena menor y se acumula, sobre todo si la asamblea se alarga. El registro manual en la entrada es además el cuello de botella clásico: cien personas haciendo fila mientras alguien busca nombres en una lista impresa.
3. Quien dirige la reunión
Algunas copropiedades lo resuelven con el administrador y el consejo. Otras contratan a alguien que modere, lleve la secretaría y redacte el acta. La segunda opción cuesta, y suele pagarse sola cuando la asamblea es conflictiva o cuando hay elección de consejo de por medio.
4. La asesoría jurídica
No siempre hace falta. Sí hace falta cuando el orden del día trae puntos de mayoría calificada del artículo 46, cuando viene una reforma del reglamento o cuando hay una impugnación anterior rondando. Compararlo con el costo de un proceso judicial es lo que pone esa cifra en perspectiva.
5. El software
Es el rubro nuevo, y el único que puedes meter al presupuesto sin llamar a nadie. En portea el módulo de asambleas se cobra por asamblea realizada, con el mismo valor en presencial, mixta o virtual, desde $850.000 con IVA incluido para conjuntos de hasta 50 apartamentos.
El costo que nadie presupuesta
Hay un sexto rubro que no aparece en ninguna cotización: la asamblea que se cae. Un propietario tiene dos meses desde la comunicación o el registro del acta para pedirle a un juez que revise las decisiones, y los motivos más frecuentes no son de fondo sino de forma: se convocó sin la antelación del reglamento, se decidió sobre algo que no estaba en el orden del día, se contó mal el quórum o se aprobó con la mayoría equivocada.
Cuando eso pasa, la copropiedad no paga una asamblea: paga dos, más el abogado, más los meses de operar con un presupuesto en discusión. Contra ese riesgo es que hay que leer los cinco rubros de arriba.
Cómo baja la cuenta sin bajar la calidad
- Modalidad mixta. Quita la restricción de aforo y sube la participación, porque el que está de viaje igual vota. Ojo con el límite: si hay puntos del artículo 46, la reunión conviene presencial.
- Registro con código en la puerta. El mismo lector de QR que usa el portero todos los días sirve para el check-in, y eso elimina la fila y la lista impresa.
- Censo y coeficientes al día desde antes. El trabajo de depurar el padrón en enero cuesta mucho menos que hacerlo a las ocho de la noche del día de la asamblea.
- Una sola acta, generada por el sistema. Redactar el acta a mano después, con notas sueltas, es donde se pierden las horas y donde aparecen las inconsistencias.
Si prefieres que alguien la opere
Para las copropiedades que quieren delegar la logística y la conducción completas, nuestro partner es CDS Propiedad Horizontal, que acompaña la asamblea con los protocolos que exige la Ley 675. Se contrata aparte del módulo, y sirve sobre todo cuando la asamblea viene con elección de consejo o con puntos que se sabe que van a ser discutidos.
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Precios públicos del módulo de asambleas de portea, vigentes en septiembre de 2026 con IVA incluido. Ley 675 de 2001 sobre impugnación de decisiones y régimen de asambleas. Los valores de salón, logística, conducción y asesoría jurídica varían por ciudad y proveedor, y por eso no se publican como cifra única.
Preguntas frecuentes
No existe una cifra única, porque el costo se compone de cinco rubros: el espacio, la logística, quien dirige la reunión, la asesoría jurídica y el software. Los cuatro primeros varían por ciudad y por tamaño del conjunto. El software sí tiene precio publicado: el módulo de asambleas de portea va desde $850.000 por asamblea realizada, con IVA incluido, para conjuntos de hasta 50 apartamentos.
En logística sí, porque elimina el arriendo del salón, los refrigerios y el registro en la puerta. En portea el valor del módulo es el mismo en las tres modalidades, así que la diferencia queda en los rubros de operación. Lo que no conviene es escoger la modalidad solo por precio: si el orden del día trae decisiones de mayoría calificada, la reunión debe ser presencial.
No. Se cobra por asamblea realizada, no como una cuota mensual, porque una asamblea no se hace todos los días. Un conjunto que hace una ordinaria al año paga una vez al año, y si convoca una extraordinaria paga esa también.
No. Un conjunto puede contratar únicamente el módulo de asambleas. Lo que hace falta antes de convocar es cargar el censo de propietarios y la tabla de coeficientes, que el sistema exige que sume 100 por ciento. Los conjuntos que ya usan portea llegan con ese censo al día.
Un propietario tiene dos meses, contados desde la comunicación o el registro del acta, para pedirle al juez que revise las decisiones. Las causas más frecuentes son de forma: convocar sin la antelación del reglamento, decidir sobre puntos que no estaban en el orden del día, contar mal el quórum o aprobar con una mayoría que no correspondía.
