El paz y salvo de administración lo expide el administrador del conjunto, que es el representante legal de la copropiedad, y la Ley 675 de 2001 le asigna esa función cada vez que cambia el propietario o el tenedor de un apartamento (artículo 51, numeral 13). En una venta, el notario debe exigirlo en la escritura; si no se cuenta con él, la escritura deja constancia de esa falta, de la solicitud presentada al administrador y de que el nuevo propietario responde solidariamente por las deudas con la copropiedad (artículo 29).
Por eso el documento le importa tanto al comprador como al vendedor: sin paz y salvo, lo que el vendedor deba de cuotas puede terminar cobrándosele al nuevo dueño.
Aquí está lo que dice exactamente la ley, para qué sirve, qué conviene que contenga, cómo pedirlo y lo que la norma no dice: no fija un plazo para expedirlo.
Paz y salvo de administración
Del saldo en cero a la escritura
Saldo con la copropiedad
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Administrador, representante legal
En la venta
El paz y salvo lo firma el administrador. Si no llega a tiempo, la venta se puede firmar, pero la deuda que exista con la copropiedad pasa a ser también del comprador.
¿Quién expide el paz y salvo de administración?
El administrador. El artículo 50 de la Ley 675 de 2001 le asigna la representación legal de la persona jurídica, y el artículo 51 incluye entre sus funciones básicas, en el numeral 13, la de «expedir el paz y salvo de cuentas con la administración del edificio o conjunto cada vez que se produzca el cambio de tenedor o propietario de un bien de dominio particular». El artículo 29, por su parte, habla del paz y salvo «expedido por el Representante Legal de la copropiedad», que es el mismo administrador.
Si la administración está en manos de una empresa, firma su representante legal, como prevé el parágrafo del artículo 51. El contador o el revisor fiscal pueden ayudar a revisar las cifras, pero la firma que pide la ley es la del administrador.
Lo que dice el artículo 29 sobre la venta y la notaría
El artículo 29 establece solidaridad entre el propietario anterior y el nuevo por las expensas comunes que el primero no pagó «al momento de llevarse a cabo la transferencia del derecho de dominio». Y fija el papel del notario:
«En la escritura de transferencia de dominio de un bien inmueble sometido a propiedad horizontal, el notario exigirá paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes expedido por el Representante Legal de la copropiedad. En caso de no contarse con el paz y salvo, se dejará constancia en la escritura de tal circunstancia, de la respectiva solicitud presentada al administrador de la copropiedad y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad.»
De ahí salen dos consecuencias prácticas. La primera: el notario debe exigirlo, pero la misma norma prevé qué hacer cuando no está, así que la escritura se puede firmar sin él. La segunda: si se firma sin él, el comprador queda respondiendo junto con el vendedor por lo que se deba a la copropiedad. La Corte Constitucional declaró exequibles esos incisos, por los cargos que examinó, en las Sentencias C-408 de 2003 y C-376 de 2004.
¿Para qué sirve el paz y salvo de administración?
El uso más conocido es la venta, pero la ley lo liga a cualquier cambio de propietario o de tenedor:
| Situación | Qué dice la norma | Para qué sirve |
|---|---|---|
| Venta del apartamento | El notario lo exige en la escritura; si falta, constancia y solidaridad del comprador (art. 29) | Cerrar las cuentas del vendedor antes de que pasen al comprador |
| Compra con crédito hipotecario | La compraventa sigue siendo una transferencia de dominio, la pague el comprador con recursos propios o con un crédito (art. 29) | El mismo paz y salvo de la venta |
| Cambio de arrendatario o de tenedor | El administrador lo expide cada vez que cambia el tenedor (art. 51, num. 13); propietario y tenedor responden solidariamente por las expensas ordinarias (art. 29) | Dejar claro el saldo al entregar o recibir el inmueble |
| Asamblea | La Ley 675 no lo exige para votar; algunos reglamentos sí (Corte Constitucional, T-633 de 2003) | Acreditarse cuando el reglamento lo pide |
El caso de la asamblea lo explicamos en si puede votar un propietario moroso.
¿Qué debe contener un paz y salvo de administración?
La Ley 675 no trae un formato. Sí deja claro qué cubre: el artículo 29 habla de las contribuciones a las expensas comunes y el artículo 51, de las cuentas con la administración. Para que sirva en la notaría y no deje dudas, conviene que incluya:
- El nombre y el NIT de la copropiedad.
- La unidad: apartamento o casa, torre, y el parqueadero o depósito si tienen matrícula inmobiliaria propia.
- El nombre del propietario y, si aplica, el del tenedor que sale.
- La fecha de corte de las cuentas.
- La constancia de que a esa fecha no hay saldos por cuotas ordinarias, cuotas extraordinarias, intereses de mora ni otros cobros.
- El nombre, el cargo y la firma del administrador, con la fecha de expedición.
La fecha de corte manda
La solidaridad del artículo 29 cubre lo que el vendedor no haya pagado al momento de la transferencia. Un paz y salvo con corte del mes anterior deja por fuera la cuota del mes de la firma. Conviene que la fecha de corte quede lo más cerca posible de la escritura, o que la promesa de compraventa diga quién paga la cuota de ese mes.
¿Cuánto se demora el paz y salvo y cómo se pide?
La Ley 675 no fija un plazo para expedirlo. El reglamento de la copropiedad puede traer uno; si no lo trae, lo importante es que la solicitud quede por escrito y con fecha, porque es la misma solicitud que el artículo 29 manda dejar en la escritura si el documento no llega a tiempo.
- Pide el estado de cuenta de la unidad y revisa cuotas, intereses de mora y cualquier cuota extraordinaria pendiente.
- Paga lo que haya y guarda los soportes de cada pago.
- Radica la solicitud del paz y salvo ante el administrador, con fecha, y pide que la fecha de corte quede cerca del día de la firma.
- Lleva a la notaría el paz y salvo o, si no llegó, la copia de la solicitud radicada.
Si vas a vender, empieza apenas firmes la promesa de compraventa: así queda tiempo para aclarar cualquier diferencia en el estado de cuenta antes de la escritura.
Si el vendedor debe administración, ¿quién la paga?
Frente a la copropiedad, los dos. La solidaridad significa que el conjunto puede cobrarle la deuda completa al vendedor o al comprador. Por eso al comprador le conviene exigir el paz y salvo antes de firmar, y a ambos les conviene pactar en la promesa de compraventa quién asume un saldo que aparezca después.
Del lado de la copropiedad, la certificación del administrador sobre lo que se debe tiene un peso especial: el artículo 48 la define como el título ejecutivo del proceso de cobro, junto con el certificado de intereses de la Superintendencia Financiera. Cómo usarla está en cómo cobrar la administración y bajar la cartera morosa.
Lo que el administrador necesita tener listo
Expedir un paz y salvo toma pocos minutos cuando la cartera está conciliada por unidad, y se vuelve un trámite largo cuando hay pagos sin identificar, intereses sin liquidar o cuotas extraordinarias que no se cargaron a cada apartamento. La base es tener claro cuánto le corresponde a cada unidad de cuota de administración y que la cartera cuadre con lo que muestran los estados financieros de la copropiedad.
En portea, el módulo de administración lleva el recaudo conciliado por unidad y la cartera y el estado de mora de cada apartamento, con pago en línea de la cuota por PSE, Nequi o Daviplata. Así el saldo está a la vista el día que alguien vende o cambia de arrendatario. La firma y la expedición del paz y salvo siguen siendo del administrador.
Y una regla que vale con cualquier herramienta: si el reglamento de tu copropiedad agrega requisitos o plazos para el paz y salvo, mandan esos requisitos.
Ten la cartera de cada apartamento al día
Te mostramos cómo portea lleva el recaudo conciliado y el estado de mora de cada unidad, para que el saldo esté claro el día que alguien vende o arrienda.
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Ley 675 de 2001, artículos 29, 48, 50 y 51, numeral 13, texto vigente con notas de vigencia, Secretaría General del Senado (artículos 1 a 33 y artículos 34 a 64) · Corte Constitucional, Sentencia C-408 de 2003 (inciso 4 del artículo 29) y Sentencia C-376 de 2004 (inciso 3 del artículo 29) · Corte Constitucional, Sentencia T-633 de 2003, sobre cláusulas del reglamento que condicionan la acreditación en la asamblea a estar a paz y salvo. Este artículo no constituye asesoría jurídica para un caso concreto.
Preguntas frecuentes
Lo expide el administrador de la copropiedad, que es su representante legal según el artículo 50 de la Ley 675 de 2001. El artículo 51, numeral 13, le asigna la función de expedir el paz y salvo de cuentas con la administración cada vez que cambia el propietario o el tenedor de una unidad privada. Si la administración la ejerce una empresa, firma su representante legal. El contador o el revisor fiscal pueden revisar las cifras, pero la firma que pide la ley es la del administrador.
Sí. El artículo 29 de la Ley 675 de 2001 dice que el notario exigirá el paz y salvo de las contribuciones a las expensas comunes, pero también prevé qué pasa si no se cuenta con él: la escritura deja constancia de esa circunstancia, de la solicitud presentada al administrador y de la solidaridad del nuevo propietario por las deudas que existan con la copropiedad. La venta se firma, pero el comprador queda respondiendo por lo que deba el vendedor.
Según el artículo 29 de la Ley 675 de 2001, el propietario anterior y el nuevo son solidarios por las expensas comunes que el primero no pagó al momento de la transferencia del dominio. Eso significa que la copropiedad puede cobrarle la deuda completa a cualquiera de los dos. Para evitarlo, exige el paz y salvo antes de firmar la escritura y deja pactado en la promesa de compraventa quién asume cualquier saldo que aparezca después.
La Ley 675 de 2001 no fija un plazo para que el administrador expida el paz y salvo. El reglamento de la copropiedad puede establecer uno. Lo recomendable es pedirlo por escrito y con fecha apenas se firme la promesa de compraventa, porque si no llega a tiempo, el artículo 29 permite firmar la escritura dejando constancia de la solicitud presentada al administrador, aunque el comprador queda respondiendo solidariamente por las deudas que existan.
La Ley 675 de 2001 ordena al administrador expedir el paz y salvo cada vez que cambia el tenedor de una unidad, y un arrendatario es un tenedor (artículo 51, numeral 13). Además, el artículo 29 establece solidaridad entre el propietario y el tenedor por las expensas comunes ordinarias. Por eso conviene pedirlo al entregar y al recibir el inmueble, para dejar claro el saldo de cada momento. El reglamento puede agregar requisitos.
La Ley 675 de 2001 no fija un formato. Para que sirva en la notaría conviene que incluya el nombre y el NIT de la copropiedad, la unidad con su parqueadero o depósito si tienen matrícula propia, el nombre del propietario, la fecha de corte, la constancia de que a esa fecha no hay saldos por cuotas ordinarias, extraordinarias, intereses ni otros cobros, y el nombre, el cargo y la firma del administrador con la fecha de expedición.
