Estados financieros de una copropiedad: cómo leerlos antes de votar

Cada año pasa lo mismo en la asamblea. Proyectan una tabla con cifras en miles, alguien pregunta algo, el contador responde con una frase que nadie entiende del todo, se vota y se aprueba. Los estados financieros son el documento más importante que aprueba una copropiedad y el que menos gente lee de verdad.

No hace falta ser contador para leerlos. Hace falta saber qué pregunta contesta cada uno y dónde mirar. Esta guía sirve para las dos orillas: para el administrador que los presenta y para el copropietario que los va a votar.

Qué se presenta y por qué son cuatro

Los estados financieros no son un solo documento sino un juego completo. La razón es simple: ninguno de los cuatro cuenta la historia entero. Una copropiedad puede mostrar excedente en el estado de resultados y estar sin plata en el banco, porque el excedente incluye cuotas que se causaron pero nadie pagó. Solo cruzando los cuatro se ve lo que pasó.

La obligación de llevar la contabilidad viene del artículo 51, numeral 5, de la Ley 675, y la de presentar los estados a la asamblea es lo que cierra el ciclo anual de rendición de cuentas. El marco técnico depende del grupo NIIF en el que esté la copropiedad, que para la enorme mayoría es el Grupo 3. Ese detalle lo desarrollamos en contabilidad de propiedad horizontal.

Estado de situación financiera: la foto

Antes se llamaba balance general. Muestra, a una fecha de corte, qué tiene la copropiedad y qué debe. Tres cosas que vale mirar de cerca:

• El efectivo, y dónde está. Si el saldo en bancos es muy inferior al fondo de imprevistos que figura en el patrimonio, hay una pregunta que hacer: el fondo existe como cifra contable pero no como plata disponible.
• La cartera por cobrar. Es el dinero que los copropietarios deben. Una cartera que crece año contra año es la señal temprana de un problema de recaudo, mucho antes de que se sienta en la caja.
• Los pasivos. Proveedores, obligaciones laborales, anticipos. Un pasivo laboral creciendo sin explicación suele significar prestaciones que no se están provisionando.

Estado de resultados: la película del año

Compara los ingresos con los gastos del periodo. En una copropiedad no se llama utilidad sino excedente o déficit, porque no hay ánimo de lucro.

Lo importante aquí no es el número final sino la comparación contra el presupuesto que la asamblea aprobó el año anterior. Un estado de resultados presentado sin esa columna de comparación es medio documento: dice qué pasó, pero no si era lo que se había decidido que pasara.

Flujos de efectivo: por dónde se movió la plata

Es el que menos se presenta y el más útil para un consejo. Muestra la caja real: cuánto entró, cuánto salió y en qué. Deja ver cosas que los otros dos esconden, como que el conjunto financió el mantenimiento del ascensor con el fondo de imprevistos, o que sostuvo la operación con los anticipos de un proveedor.

Las notas: donde está lo que importa

Las notas son la parte que casi nadie abre y la que más contenido tiene. Ahí debería estar:

1. La cartera por edades. Cuánto se debe a 30, 60, 90 y más de 360 días. No es lo mismo deber un mes que tres años.
2. El detalle del fondo de imprevistos. Cuánto se aportó, cuánto se usó, en qué y con qué autorización. Lo desarrollamos en el fondo de imprevistos.
3. Los procesos judiciales en curso, activos o pasivos.
4. Las obligaciones laborales y cómo están provisionadas.
5. Los contratos relevantes vigentes y su plazo.
6. Los hechos posteriores al cierre que puedan afectar las cifras.

Unos estados financieros sin notas, o con notas de media página, no cumplen. Y esa es una observación legítima que cualquier copropietario puede hacer en la asamblea.

Cómo se leen en diez minutos

Si vas a la asamblea y quieres formarte un juicio sin ser contador, revisa estas seis cosas en este orden:

1. El saldo en bancos al cierre, contra el mismo dato del año anterior.
2. La cartera total, contra el año anterior. Si subió, pregunta por qué.
3. La cartera por edades en las notas. Lo que pasa de 360 días rara vez se recupera solo.
4. El fondo de imprevistos: cuánto debería haber acumulado y cuánto hay.
5. Las tres líneas de gasto más grandes y su variación. Casi siempre son vigilancia, aseo y mantenimiento.
6. La ejecución contra el presupuesto aprobado. Las diferencias grandes necesitan explicación, hacia arriba y hacia abajo.

Con eso ya tienes preguntas concretas que hacer. Y las preguntas concretas son las que mejoran una administración.

Lo que el administrador debería preparar

Del otro lado del salón, una presentación que evita la mayoría de los conflictos incluye:

• Los cuatro documentos completos, con notas de verdad.
• La comparación contra el presupuesto aprobado, línea por línea.
• La cartera por edades y qué gestión se hizo sobre ella durante el año.
• El dictamen del revisor fiscal, cuando la copropiedad tiene la figura. Cuándo es obligatoria está en revisor fiscal en propiedad horizontal.
• Los documentos enviados con anticipación y con constancia de que llegaron. Aprobar cifras que la gente vio por primera vez proyectadas en la pared es el origen de la mitad de las impugnaciones.

Este artículo explica cómo leer y presentar. La elaboración y el dictamen corresponden al contador y al revisor fiscal de la copropiedad.

Dónde entra portea

Los dos puntos que más se caen en una asamblea son la cartera y la notificación, y los dos son problema de registro.

Con portea la cartera está individualizada por unidad y consultable por periodo, así que la cartera por edades sale de un reporte y no de una reconstrucción manual. Cada residente ve su propio estado de cuenta en la app durante todo el año, lo que hace que el saldo deje de ser una sorpresa de marzo.

Y los estados financieros, la convocatoria y el orden del día salen como comunicado con constancia de envío y de lectura por unidad. El día que alguien alegue que nunca recibió los documentos, la respuesta es un dato.

Fuentes

Ley 675 de 2001, artículos 38, 51 numeral 5 y 56. Ley 1314 de 2009 y Decreto 2420 de 2015 sobre el marco técnico normativo contable. Documento de Orientación Técnica No. 15 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, sobre propiedades horizontales en los Grupos 2 y 3.

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