Hay una escena que se repite cada marzo. La asamblea aprueba los estados financieros, alguien pregunta bajo qué norma están hechos, y en el salón nadie sabe responder. El contador dice "NIIF", el administrador asiente y la discusión se cierra ahí, con un documento aprobado que nadie entendió.
La contabilidad de una copropiedad no es una versión pequeña de la contabilidad de una empresa. Tiene una obligación distinta, un marco propio y un régimen tributario que confunde hasta a contadores experimentados. Este artículo explica de dónde sale la obligación, qué norma aplica y qué revisar antes de firmar.
Dos preguntas, no más
En qué grupo NIIF cae tu copropiedad
1. ¿Tiene diez trabajadores o menos?Contando la nómina propia de la copropiedad, no la de los contratistas.
2. ¿Sus activos totales están por debajo de 500 salarios mínimos?En 2026 eso son $875.452.500, y se excluye la vivienda.
Sí a las dos
Grupo 3Contabilidad simplificada. Es donde cae la enorme mayoría de las copropiedades del país.
No a alguna
Grupo 2NIIF para pymes. Más revelaciones, más exigencia y casi siempre un contador de tiempo completo.
Antes de contratar un software o un contador que te ofrezca NIIF plenas, revisa en qué grupo estás de verdad. Pagar por un marco que no te aplica es el error más común y el más caro.
De dónde sale la obligación
El punto de partida está en un solo numeral. El artículo 51, numeral 5, de la Ley 675 de 2001 establece que es función del administrador llevar la contabilidad del edificio o conjunto. De ahí se desprende todo lo demás: si hay que llevarla, hay que llevarla bien, con libros, con soportes y bajo un marco técnico.
El marco lo fija la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios, hoy compilados en el Decreto 2420 de 2015. Esa ley obligó a todas las entidades que llevan contabilidad a clasificarse en uno de tres grupos y a converger hacia las normas internacionales. Las copropiedades no quedaron por fuera.
Quién responde si no se lleva
La obligación es del administrador, no del contador. Si la contabilidad no existe, está atrasada o no tiene soportes, el que responde ante la asamblea y ante terceros es quien ejerce la administración. Contratar a un contador no traslada la responsabilidad, la reparte.
Grupo 3, y por qué importa tanto
Aquí está el error que más plata cuesta. La enorme mayoría de las copropiedades del país cae en el Grupo 3, el de la contabilidad simplificada, y no en el Grupo 2 ni mucho menos en el Grupo 1 de las NIIF plenas.
El criterio de microempresa que define esa clasificación viene del Decreto 3019 de 2013: planta de personal no superior a diez trabajadores y activos totales, excluida la vivienda, inferiores a 500 salarios mínimos mensuales. Con el salario mínimo de 2026 en $1.750.905, ese tope está en $875.452.500.
Un conjunto residencial típico tiene tres o cuatro empleados directos y unos activos que son básicamente los bienes comunes y el saldo en bancos. Cabe holgadamente en el Grupo 3.
La diferencia práctica no es menor. El Grupo 3 permite una contabilidad de causación simplificada, con menos revelaciones y sin la carga de medición a valor razonable que exige el Grupo 2. Cuando a una copropiedad pequeña le venden un servicio contable armado para NIIF de pymes, está pagando por complejidad que su norma no le pide.
La referencia técnica que vale citar
El Consejo Técnico de la Contaduría Pública publicó el Documento de Orientación Técnica No. 15, dedicado específicamente a las propiedades horizontales de uso residencial o mixto en los Grupos 2 y 3. Si el contador y el consejo discuten sobre cómo tratar una partida, ese documento es el terreno común. Vale tenerlo en la carpeta de la administración.
El régimen tributario: dónde se rompe la regla
Una copropiedad es una persona jurídica sin ánimo de lucro, y por regla general no es contribuyente del impuesto sobre la renta. Esa es la parte que todos conocen. La que casi nadie tiene presente es la excepción.
El artículo 19-5 del Estatuto Tributario, que la Ley 1819 de 2016 le adicionó, dice que las personas jurídicas originadas en la constitución de propiedad horizontal que destinan algún bien o área común a explotación comercial o industrial pasan a ser contribuyentes del régimen ordinario del impuesto sobre la renta y del impuesto de industria y comercio.
El detalle es que "explotación comercial" abarca más de lo que parece. Arrendar el salón comunal a terceros, alquilar la fachada para una valla, cobrar por antenas de telecomunicaciones en la terraza o arrendar parqueaderos a quien no vive en el conjunto son todas actividades que pueden activar esa norma. Y la consecuencia no es un ajuste menor: cambia el régimen tributario completo de la copropiedad.
- Revisa qué ingresos recibe tu conjunto más allá de las cuotas de administración y las multas.
- Sepáralos en la contabilidad desde el primer peso, no al cierre del año.
- Consúltalo con el contador antes de firmar el contrato de arrendamiento del bien común, no después.
Qué debe existir, en concreto
Independientemente del grupo, hay un piso que ninguna copropiedad debería tener por debajo:
- Libros de contabilidad al día, con los registros soportados en documentos, no en recuerdos.
- Cuenta bancaria a nombre de la copropiedad, con su NIT, separada de cualquier cuenta personal del administrador. Esto suena obvio y sigue sin cumplirse en conjuntos pequeños.
- RUT actualizado con las responsabilidades que de verdad correspondan.
- Conciliación bancaria mensual, no anual. Es la única forma de detectar a tiempo un recaudo que no llegó o un pago duplicado.
- Cartera individualizada por unidad, con el detalle de qué se debe y desde cuándo. Sin eso no hay cobro posible ni informe creíble.
- Estados financieros anuales aprobados por la asamblea, con sus notas.
Este artículo explica el marco general. Cada copropiedad tiene particularidades, y la clasificación en un grupo u otro es una decisión técnica que corresponde al contador público de la copropiedad.
Dónde entra portea
La contabilidad la lleva un contador, y portea no lo reemplaza. Lo que hace es resolver el problema de arriba: el insumo con el que ese contador trabaja.
El recaudo de la cuota de administración entra por la pasarela y queda conciliado por unidad, con fecha y con soporte, así que la cartera deja de ser una hoja de cálculo que alguien actualiza cuando puede. Cada residente ve su propio estado de cuenta desde la app, lo que reduce de forma notable las llamadas a la administración y las discusiones sobre saldos en la asamblea.
Y los ingresos que no son cuota, que son justo los que activan el artículo 19-5, quedan registrados aparte desde el momento en que se cobran. Cuando llegue la pregunta de si la copropiedad tiene explotación comercial, la respuesta está en un reporte y no en la memoria de nadie.
¿Tu cartera vive en un Excel que alguien actualiza cuando puede?
Recaudo conciliado por unidad, estado de cuenta en la app del residente y reportes que el contador puede usar. Hablemos de cómo se ve en tu copropiedad.
Hablar por WhatsAppFuentes
Ley 675 de 2001, artículos 33 y 51 numeral 5. Ley 1314 de 2009 y Decreto 2420 de 2015. Decreto 3019 de 2013 sobre la clasificación de microempresas. Documento de Orientación Técnica No. 15 del Consejo Técnico de la Contaduría Pública, sobre propiedades horizontales de uso residencial o mixto en los Grupos 2 y 3. Artículo 19-5 del Estatuto Tributario, adicionado por el artículo 143 de la Ley 1819 de 2016.
Preguntas frecuentes
Sí. El artículo 51, numeral 5, de la Ley 675 de 2001 establece que es función del administrador llevar la contabilidad del edificio o conjunto. Además, la Ley 1314 de 2009 y sus decretos reglamentarios obligan a clasificarse en uno de los tres grupos del marco técnico normativo. La responsabilidad por que exista y esté al día es del administrador, no del contador que se contrate.
A la gran mayoría le aplica el Grupo 3, el de contabilidad simplificada. El criterio de microempresa del Decreto 3019 de 2013 exige planta de personal no superior a diez trabajadores y activos totales, excluida la vivienda, inferiores a 500 salarios mínimos mensuales, que en 2026 son $875.452.500. Un conjunto residencial típico cabe holgadamente. Si te ofrecen un servicio contable armado para NIIF plenas, vale verificar primero en qué grupo estás.
Por regla general no, porque es una persona jurídica sin ánimo de lucro. La excepción está en el artículo 19-5 del Estatuto Tributario, adicionado por la Ley 1819 de 2016: si la copropiedad destina algún bien o área común a explotación comercial o industrial, pasa a ser contribuyente del régimen ordinario de renta y de industria y comercio. Arrendar el salón comunal a terceros, la fachada para publicidad o la terraza para antenas puede activar esa norma.
Es la guía que el Consejo Técnico de la Contaduría Pública publicó específicamente para las propiedades horizontales de uso residencial o mixto clasificadas en los Grupos 2 y 3. Sirve como terreno común cuando el contador y el consejo discuten cómo tratar una partida, y conviene tenerlo en la carpeta de la administración.
No debería. La copropiedad es una persona jurídica con su propio NIT y la cuenta debe estar a su nombre, separada de cualquier cuenta personal. Mezclar los dineros de la copropiedad con los de una persona natural expone al administrador y hace imposible una conciliación limpia. Es una de las observaciones más frecuentes cuando entra una revisoría.
Mensual. Hacerla una vez al año, en vísperas de la asamblea, es lo que permite que un recaudo que nunca llegó o un pago duplicado pasen once meses sin que nadie los vea. La conciliación mensual es además lo que hace posible presentar una cartera creíble, porque cruza lo que dice el banco con lo que dice el registro por unidad.
