SG-SST en propiedad horizontal: qué debe cumplir tu conjunto según el tamaño de su nómina

Sí. Un conjunto residencial que tiene trabajadores con contrato laboral, como el portero, la persona de aseo o el todero, es empleador y debe implementar el Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo (SG-SST), igual que cualquier empresa. Cuánto debe cumplir lo fija la Resolución 0312 de 2019 del Ministerio del Trabajo: 7 estándares mínimos con 10 o menos trabajadores y riesgo I, II o III; 21 con 11 a 50 trabajadores; y 60 con más de 50, o con cualquier número de trabajadores si la clase de riesgo es IV o V.

La obligación viene del Decreto 1072 de 2015, el Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo, en su Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, que empieza en el artículo 2.2.4.6.1. Y la fecha que conviene tener presente es diciembre: según la Circular 0027 de 2026 del Ministerio del Trabajo, en ese mes se hace la autoevaluación de los estándares y se formula el plan anual del año siguiente, justo cuando el consejo está cerrando el presupuesto.

Por qué una copropiedad es empleadora

La Ley 675 de 2001 establece que la propiedad horizontal, una vez constituida, da origen a una persona jurídica (artículo 32) de naturaleza civil y sin ánimo de lucro (artículo 33). Esa persona jurídica es la que firma los contratos de trabajo del portero, del personal de aseo o del todero, y la que los afilia a salud, pensión y riesgos laborales. El administrador la representa judicial y extrajudicialmente (artículo 51, numeral 10), así que en la práctica es quien lidera el sistema, pero la obligación es de la copropiedad.

El artículo 2.2.4.6.1 del Decreto 1072 de 2015 hace obligatorio el SG-SST para todos los empleadores públicos y privados y para los contratantes de personal por contrato civil, comercial o administrativo, sin exceptuar a nadie por tamaño ni por ser una entidad sin ánimo de lucro. El sistema cubre también a los contratistas, así que el administrador o el contador con contrato de prestación de servicios quedan incluidos.

Cuántos estándares mínimos debe cumplir un conjunto residencial

La Resolución 0312 de 2019 gradúa la exigencia por número de trabajadores y por la clase de riesgo con la que la copropiedad está afiliada a la ARL. Esa clase aparece en el certificado de afiliación; si no la tienes a la mano, pídela a la ARL antes de contar estándares.

Un ejemplo: tres porteros que cubren los turnos, una persona de aseo y un todero son cinco trabajadores. Si la clase de riesgo es I, II o III, ese conjunto cumple 7 estándares.

Los 7 estándares de un conjunto con 10 o menos trabajadores

Son los del artículo 3 de la resolución, y cada uno trae su modo de verificación, es decir, el soporte que pediría la ARL o un inspector del trabajo:

1. Asignar a la persona que diseña el sistema, con el perfil de la tabla anterior.
2. Afiliación al Sistema de Seguridad Social Integral: salud, pensión y riesgos laborales, con el soporte de afiliación y de pago.
3. Capacitación en SST sobre los peligros prioritarios y sus medidas de prevención y control, con planillas firmadas por los trabajadores.
4. Plan anual de trabajo firmado por el empleador, con objetivos, metas, responsabilidades, recursos y cronograma.
5. Evaluaciones médicas ocupacionales según los peligros a los que está expuesto cada trabajador, con el concepto del médico evaluador.
6. Identificación de peligros y evaluación y valoración de riesgos, con acompañamiento de la ARL y su constancia.
7. Medidas de prevención y control frente a los peligros identificados, con soporte de lo ejecutado.

En un conjunto, los peligros son concretos: el trabajo nocturno del portero, las alturas o las herramientas eléctricas del todero, los productos químicos del aseo. Al pasar de 10 trabajadores la lista sube a 21 y aparecen, entre otros, el COPASST, el Comité de Convivencia Laboral, la política de SST escrita, el plan de emergencias y la brigada. El plan de emergencias le sirve a cualquier conjunto; lo explicamos en el plan de emergencia ante un sismo en propiedad horizontal.

Quién puede diseñar el SG-SST de una copropiedad

Diseñar y ejecutar son dos cosas distintas para la resolución. Con 10 o menos trabajadores y riesgo I, II o III, puede diseñar el técnico de la tabla, y también tecnólogos y profesionales en SST con licencia y el curso. Quien solo tiene el curso virtual de 50 horas puede administrar y ejecutar el sistema en una empresa de ese tamaño, pero no diseñarlo (artículo 4).

La ruta práctica: una persona con licencia diseña y alguien del conjunto con el curso de 50 horas ejecuta durante el año. Si esa tarea queda en cabeza del administrador, conviene escribirla en su contrato, junto con las funciones que le asigna la Ley 675. Y hay apoyo previsto: la ARL debe dar asesoría y acompañamiento técnico a las empresas de hasta 50 trabajadores (artículos 6 y 12), y los consultorios en riesgos laborales de instituciones educativas pueden asesorar el diseño gratis, bajo supervisión de un docente con licencia (artículo 5).

Qué hacer con las empresas de aseo o de vigilancia contratadas

Si el conjunto contrata el aseo con una empresa, o la vigilancia con una empresa que tiene licencia de la Supervigilancia, esos trabajadores son de la contratista, que es su empleadora y debe tener su propio SG-SST (parágrafo del artículo 2.2.4.6.28). La copropiedad no les diseña el sistema, pero como contratante tiene deberes. Ese artículo le pide, como mínimo:

1. Incluir la seguridad y salud en el trabajo al evaluar y seleccionar contratistas.
2. Tener canales de comunicación con ellos sobre el tema.
3. Verificar antes de empezar, y luego en forma periódica, la afiliación del personal a riesgos laborales, teniendo en cuenta la rotación.
4. Informarles antes del inicio los peligros de la zona de trabajo y las medidas de prevención y atención de emergencias.
5. Pedirles que reporten los presuntos accidentes y enfermedades laborales que ocurran durante el contrato.
6. Verificar periódicamente que cumplen la normatividad de SST mientras ejecutan el contrato.

Los artículos 14 y 19 de la Resolución 0312 permiten, además, pedir en la selección que el contratista demuestre sus propios estándares mínimos. Una práctica sencilla para el numeral 3: pedir cada mes la planilla de seguridad social del personal asignado y archivarla con fecha.

Qué sanciones prevé la ley

El artículo 36 de la Resolución 0312 remite al artículo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994, modificado por el artículo 13 de la Ley 1562 de 2012. Según ese texto, incumplir los programas y las normas de salud ocupacional, que hoy se entienden como seguridad y salud en el trabajo, y las obligaciones propias del empleador acarrea multa de hasta 500 salarios mínimos mensuales, graduales según la gravedad de la infracción. Si hay reincidencia, o no se adoptan los correctivos que ordenen la ARL o el Ministerio, se puede ordenar la suspensión de actividades hasta por 120 días o el cierre definitivo. Y si un accidente causa la muerte de un trabajador y se demuestra el incumplimiento, la multa va de 20 a 1.000 salarios mínimos.

La graduación la fija el Decreto 472 de 2015, compilado en el Capítulo 11 del mismo Título 4 del Decreto 1072 y modificado por el Decreto 2642 de 2022: las multas dependen del tamaño de la empresa, por trabajadores y activos, y se expresan en UVT. Y la Circular 0027 de 2026 obliga a las ARL a informar al Ministerio qué empresas afiliadas no reportan su autoevaluación.

El calendario: autoevaluación en diciembre y plan anual desde enero

Desde 2020, el SG-SST se ejecuta cada año de enero a diciembre (artículo 26 de la resolución). La Circular 0027 del 26 de febrero de 2026 del Ministerio del Trabajo lo aterriza así:

• Diciembre: autoevaluación del año que termina y plan anual del siguiente, que empieza el 1 de enero.
• ARL: recibe copia de la autoevaluación y del plan de mejoramiento.
• Registro en la aplicación del Fondo de Riesgos Laborales (sgrl.mintrabajo.gov.co): para la autoevaluación de 2025, el plazo fue el 31 de julio de 2026.
• Julio: informe de avance del plan de mejoramiento.

Según el artículo 28, un resultado por debajo del 60 % es crítico y exige plan de mejoramiento inmediato; entre el 60 % y el 85 % también exige plan; por encima del 85 % es aceptable. Y algunos documentos del sistema se conservan por lo menos 20 años desde que termina la relación laboral, también en formato electrónico (artículo 2.2.4.6.13 del Decreto 1072).

El diseño, las evaluaciones médicas y la capacitación tienen un costo. Va como una línea propia en el presupuesto de la copropiedad para 2027, junto al costo laboral que ya subió con el salario mínimo de 2026.

Lo que el consejo puede revisar esta semana

• ¿Cuántos trabajadores tiene la copropiedad con contrato directo, y con qué clase de riesgo está afiliada a la ARL?
• ¿Quién diseñó el SG-SST, con qué licencia, y quién lo ejecuta durante el año?
• ¿Se hizo la autoevaluación de 2025, se registró en la aplicación del Ministerio y se envió a la ARL?
• ¿Hay soporte de afiliación a riesgos laborales del personal de cada contratista?

portea no diseña ni ejecuta el SG-SST; eso le corresponde a la persona con licencia que exige la resolución. Lo que sí ordena es parte del papeleo alrededor: en portea los comunicados quedan con constancia de envío y lectura, y las actas quedan en un repositorio con fecha, dos cosas útiles cuando hay que mostrar que algo se divulgó o se aprobó. Si estás ordenando la operación completa, la guía para administrar un conjunto residencial recoge el resto.

Fuentes

Ministerio del Trabajo, Decreto 1072 de 2015, Decreto Único Reglamentario del Sector Trabajo: Libro 2, Parte 2, Título 4, Capítulo 6, artículos 2.2.4.6.1, 2.2.4.6.2, 2.2.4.6.4, 2.2.4.6.13 y 2.2.4.6.28, y Capítulo 11, artículo 2.2.4.11.5, modificado por el Decreto 2642 de 2022 (Función Pública) · Ministerio del Trabajo, Resolución 0312 de 2019, por la cual se definen los estándares mínimos del SG-SST, artículos 3, 4, 5, 6, 8, 9, 10, 12, 14, 15, 16, 17, 19, 26, 28 y 36 (normograma) · Ministerio del Trabajo, Circular 0027 del 26 de febrero de 2026, registro anual de autoevaluaciones de estándares mínimos y planes de mejoramiento del SG-SST (normograma) · Congreso de la República, Ley 1562 de 2012, artículo 13, que modifica el artículo 91 del Decreto Ley 1295 de 1994 (Función Pública) · Ministerio del Trabajo, Decreto 472 de 2015, compilado en el Capítulo 11 del Título 4 del Decreto 1072 de 2015 · Congreso de la República, Ley 675 de 2001, artículos 32, 33 y 51. Este artículo no constituye asesoría jurídica para un caso concreto.

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