Cada visitante que anota su documento en la portería y cada cámara que graba una zona común generan datos personales, y la copropiedad responde por su cuidado. En Colombia, la Ley 1581 de 2012 fija las reglas del habeas data: los datos se piden con una finalidad clara, con autorización, se conservan solo el tiempo necesario y accede a ellos únicamente quien debe. Actualizado en julio de 2026.
El error más común es tratar la portería como si la ley de datos no existiera: pedir de más, retener cédulas, poner cámaras sin aviso y dejar las grabaciones al alcance de cualquiera. Esta guía te dice qué puedes pedir, qué debes avisar, cuánto conservar y quién puede acceder, para proteger a los residentes y a la copropiedad al mismo tiempo.
Habeas data en la portería
Cuatro principios que rigen cada dato que recoges
Estos principios vienen de la Ley 1581 de 2012 y aplican a toda copropiedad como responsable del tratamiento de datos.
¿Qué datos personales maneja un conjunto y por qué importan?
Una copropiedad recoge más datos personales de los que cree. En la portería quedan el nombre y el documento de los visitantes, la placa de los vehículos y la hora de cada ingreso. En las cámaras quedan las imágenes de quien pasa por las zonas comunes. Y en la administración están los datos de contacto de cada propietario y residente.
Todos esos son datos personales protegidos por la ley, y la copropiedad actúa como responsable de su tratamiento. Eso implica un deber: usarlos solo para lo que fueron recogidos y cuidarlos. Un mal manejo puede terminar en una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, que es la autoridad que vigila el habeas data en Colombia.
El registro de visitantes: qué se puede pedir y qué no
La portería puede pedir los datos necesarios para cumplir su finalidad de seguridad: el nombre del visitante, a quién visita y la hora de ingreso, informando que esos datos se recogen con ese fin. Lo que no puede hacer es retener la cédula física del visitante. La Superintendencia de Industria y Comercio ha sido clara en que quedarse con el documento de identidad de una persona no es una práctica válida.
| Práctica en la portería | ¿Se puede? |
|---|---|
| Pedir el nombre y a quién visita | Sí |
| Anotar el documento con finalidad y aviso | Sí |
| Retener o quedarse con la cédula física | No |
| Grabar zonas comunes con aviso visible | Sí |
| Grabar el interior de las viviendas | No |
| Compartir grabaciones con cualquiera | No |
La regla que ordena todo es la finalidad: si un dato no sirve para la seguridad y el control de acceso, no hay razón para pedirlo. Menos datos, bien cuidados, es siempre mejor que muchos datos sin control.
Cámaras de seguridad: dónde, con aviso y con límites
Las cámaras son legítimas en las zonas comunes: entradas, pasillos, parqueaderos y áreas sociales. La condición es el aviso: debe haber señalización visible que informe que el área está videovigilada, para que quien entra sepa que sus imágenes se están captando. Esa señal es la forma de cumplir el deber de informar.
Los límites son igual de importantes. No se instalan cámaras en lugares donde hay expectativa de privacidad, como baños, y jamás enfocando el interior de una vivienda. Una cámara bien ubicada protege; una mal ubicada convierte a la copropiedad en infractora de la intimidad de sus propios residentes.
Ten presente
El marco general es la Ley 1581 de 2012 y su reglamentación, vigiladas por la Superintendencia de Industria y Comercio. Cada conjunto debería tener su política de tratamiento de datos. Este artículo es informativo y no reemplaza la asesoría de un abogado.
¿Cuánto tiempo conservar grabaciones y registros?
El principio es que los datos se conservan solo por el tiempo razonable y necesario para la finalidad que los justificó. Para las grabaciones de seguridad eso significa mantenerlas un periodo prudente que permita revisar un incidente, y luego eliminarlas; no acumularlas de forma indefinida.
La copropiedad hace bien en definir ese periodo en su política de datos y aplicarlo de manera consistente. Guardar todo para siempre no da más seguridad, solo agranda el riesgo si esa información se filtra o se usa mal. La proporción, aquí, es la mejor protección.
¿Quién puede acceder a los datos y las grabaciones?
El acceso debe ser restringido a quien lo necesita para su función. El administrador y el personal de seguridad acceden a lo que su rol exige; el resto de residentes no tiene derecho a ver las grabaciones de las cámaras ni los datos de los demás. Un titular sí puede pedir información sobre sus propios datos.
Frente a las autoridades, las grabaciones se entregan cuando media una solicitud formal, como la de la Fiscalía o la Policía en el marco de una investigación. Entregar imágenes a un vecino curioso o publicarlas en el chat del conjunto es justamente lo que la ley busca evitar.
Por qué un registro digital protege más que un cuaderno
El cuaderno de la portería es el peor custodio de datos que existe: queda abierto sobre el mostrador, cualquiera lee los nombres y documentos de quienes pasaron antes, y no hay control de quién lo consulta. Es una fuga de datos permanente a la vista de todos.
Un registro digital cierra ese hueco. Los datos quedan protegidos, con acceso solo para quien tiene el rol, y el visitante no ve la información de los demás. Verás por qué conviene dejar atrás el cuaderno en cómo gestionar las PQRs con registro y en el enfoque de administración de conjuntos de portea.
Cómo portea cuida los datos del conjunto
portea reemplaza el cuaderno abierto por un registro digital donde cada dato queda protegido y con acceso controlado. El visitante se registra con QR sin exponer su información a los demás, las grabaciones y los registros tienen acceso por rol y todo queda trazable, que es justo lo que el habeas data exige.
Al tener la portería y la administración en una sola plataforma con controles de acceso, la copropiedad cumple su deber de cuidado sin depender de la buena voluntad de quien esté en la puerta. Mira el panorama completo en la guía de administración de conjuntos de portea.
Preguntas frecuentes
¿La portería puede retener la cédula de un visitante?
No. La Superintendencia de Industria y Comercio ha señalado que retener el documento de identidad de una persona no es una práctica válida. La portería puede pedir el nombre, a quién visita y anotar los datos necesarios para la seguridad, informando esa finalidad, pero no puede quedarse con la cédula física del visitante.
¿Qué datos se le pueden pedir a un visitante en un conjunto residencial?
Los datos necesarios para la finalidad de seguridad y control de acceso: el nombre, a quién visita y la hora de ingreso, informando que se recogen con ese fin. El principio de finalidad manda: si un dato no sirve para la seguridad, no hay razón para pedirlo.
¿Cuánto tiempo debe conservar un conjunto las grabaciones de las cámaras?
El tiempo razonable y necesario para su finalidad, no de forma indefinida. Lo recomendable es que la copropiedad defina un periodo prudente en su política de datos, que permita revisar un incidente, y luego elimine las grabaciones. Acumularlas para siempre solo aumenta el riesgo sin dar más seguridad.
¿Es obligatorio avisar que hay cámaras en el conjunto?
Sí. Debe existir señalización visible que informe que la zona está videovigilada. Ese aviso es la forma de cumplir el deber de informar a quienes ingresan que sus imágenes se están captando, y es un requisito del manejo legítimo de datos personales.
¿Quién puede ver las grabaciones de las cámaras de un conjunto?
Solo quien lo necesita para su función, como el administrador o el personal de seguridad, y las autoridades cuando media una solicitud formal en una investigación. Los demás residentes no tienen derecho a ver las grabaciones, y compartirlas o publicarlas libremente vulnera la protección de datos.
