¿Puede el portero pedir la cédula a los visitantes? Qué dice la ley en Colombia

La escena se repite todos los días en cualquier conjunto cerrado del país. Llega un visitante, el portero le pide la cédula, el visitante la entrega y el portero la deja en un cajón hasta que la visita termine. A veces el visitante pregunta si eso es obligatorio y la respuesta suele ser la misma: "es política del conjunto".

Esa respuesta no resuelve nada, porque una política interna no crea obligaciones donde la ley no las puso ni levanta las prohibiciones que la ley sí puso. Aquí está lo que de verdad puede hacer una portería con el documento de un visitante, lo que no, y por qué el problema más grave casi nunca es la cédula sino el cuaderno donde se anota.

La regla base: identificarse se cumple exhibiendo

El punto de partida es el artículo 18 del Decreto 2150 de 1995, que prohíbe la retención de documentos de identificación. Cuando se exige la identificación de una persona, esa obligación se cumple con la exhibición del documento. Ni la cédula, ni la cédula de extranjería, ni el pasaporte, ni la licencia de conducción se entregan en custodia.

Vale detenerse en a quién le habla la norma: le habla a las autoridades. Y ahí está el argumento que casi nadie usa en la asamblea. Si una autoridad pública no puede retener tu documento, una portería privada, que no es autoridad de nada, tiene todavía menos respaldo para hacerlo. El portero que guarda la CC del visitante en un cajón no está aplicando una facultad discreta: está actuando sin ninguna.

¿Puede el portero anotar el número de cédula?

Sí, y esa es la parte que suele sorprender del otro lado. Registrar quién entra a un bien común es una finalidad legítima de seguridad, y la copropiedad puede hacerlo. Lo que pasa es que en el momento en que ese número se anota, la copropiedad se convierte en responsable del tratamiento de datos personales y le aplica la Ley 1581 de 2012 completa.

Eso significa cinco cosas concretas:

1. Finalidad. Los datos se piden para el control de acceso y para nada más. No para armar bases de contactos, no para cobranza, no para el chat del conjunto.
2. Aviso al titular. El visitante debe saber quién trata sus datos, para qué y por cuánto tiempo. Un aviso de privacidad visible en la portería resuelve la mayor parte.
3. Proporcionalidad. Se pide lo mínimo. Nombre, documento, unidad de destino y hora suele bastar. La dirección de residencia del visitante, su lugar de trabajo o su estado civil no tienen nada que ver con el control de acceso.
4. Conservación limitada. El registro se guarda el tiempo razonable para la finalidad y después se depura. Un cuaderno de hace seis años en un armario es un pasivo, no un archivo.
5. Acceso restringido. Accede quien lo necesita por su función. Ni el vecino curioso, ni el visitante siguiente.

El problema real no es la cédula, es el cuaderno

Este es el punto que casi ninguna copropiedad ha mirado. Cuando el visitante número cuarenta firma el cuaderno de minuta, tiene delante de los ojos el nombre, el número de documento, la unidad visitada y la hora de los treinta y nueve anteriores. Eso es poner datos personales de terceros a disposición de cualquiera que llegue a la puerta, sin autorización de nadie.

Un conjunto puede tener el mejor protocolo del mundo sobre no retener documentos y seguir teniendo ese cuaderno abierto sobre el mostrador. Es el mismo tipo de exposición que la administración cuidaría muchísimo si se tratara de la cartera o de las actas, y sin embargo lleva años a la vista de todos.

A eso se suman los problemas prácticos que ya conocemos: letra ilegible a las dos de la mañana, cédulas que a veces se anotan y a veces no, y ninguna forma de saber a qué unidad iba cada quien. El detalle está en del cuaderno de visitas al registro digital.

Lo que definitivamente no se puede

• Retener el documento. Ni en un cajón, ni "en prenda" mientras el visitante sube, ni hasta que devuelva la escarapela.
• Condicionar el ingreso a la huella o al rostro. Son datos sensibles bajo la Ley 1581 de 2012, y la Resolución 52185 de 2025 de la SIC dejó claro que debe existir un mecanismo alternativo de ingreso que funcione igual de bien.
• Fotocopiar o fotografiar la cédula sin más. Si no hay finalidad definida, custodia y tiempo de conservación, esa copia es un riesgo abierto para la copropiedad.
• Usar los datos para otra cosa. Cruzar el registro de ingreso con la cartera, publicar quién visitó a quién o compartirlo en el grupo de WhatsApp del conjunto.
• Publicar listas. Nombres de visitantes o de residentes en carteleras, ascensores o grupos abiertos.

¿Y si el visitante se niega a identificarse?

Ninguna norma obliga a un particular a identificarse ante otro particular. Lo que sí existe es la facultad de la copropiedad de regular el ingreso de terceros a los bienes comunes, conforme a su reglamento y al manual de convivencia. Son dos cosas distintas y conviene no mezclarlas: la portería no está ejerciendo una potestad pública, está administrando el acceso a un bien privado de uso común.

En la práctica, casi todos estos choques se evitan moviendo la identificación hacia atrás en el tiempo. Cuando el residente autoriza la visita antes de que llegue, con un código o un enlace, la puerta deja de ser un interrogatorio: el portero confirma que la visita estaba anunciada y abre. El visitante que no quiere dar sus datos en el mostrador casi siempre no tiene problema con que su anfitrión lo anuncie.

Cuando de todas formas no hay autorización previa y el visitante se niega, la salida sensata es llamar a la unidad de destino y dejar la decisión en manos del residente, con constancia de la llamada. La copropiedad no gana nada forzando la entrega de un documento que no tiene cómo exigir.

Checklist: una portería en regla

1. Aviso de privacidad visible en la portería, con el responsable del tratamiento y la finalidad.
2. Política de tratamiento de datos aprobada y a disposición de quien la pida.
3. Instrucción escrita al personal de portería: se exhibe, no se entrega, no se retiene.
4. Registro cerrado, donde un visitante no puede ver los datos de los anteriores.
5. Un mecanismo alternativo para quien no autoriza datos biométricos, disponible a la misma hora y sin trámite especial.
6. Un tiempo de conservación definido y una depuración que de verdad ocurra.

Este artículo explica el marco general. Antes de reescribir el manual de convivencia o de responder una queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio, vale una revisión con el abogado de la copropiedad.

Dónde entra portea

Los puntos 4 y 5 del checklist son de tecnología, y son justo donde el cuaderno no tiene arreglo. Con portea el registro de ingreso queda en un panel con acceso restringido: el visitante no ve los datos de nadie más y el administrador puede consultar o exportar lo que necesita, con unidad de destino, hora y quién autorizó.

La autorización de visitas la hace el residente desde su celular con un código, así que la mayoría de los ingresos ni siquiera pasa por el mostrador. Y el acceso funciona con código, PIN o tarjeta, sin pedirle a nadie la huella ni el rostro, que es lo que corresponde cuando por la puerta pasa gente que no vive ahí.

Lo que portea no hace es decidir la política de acceso de la copropiedad. Eso lo definen la asamblea y el reglamento. Nosotros ponemos el registro que permite cumplirla sin exponer los datos de nadie.

Fuentes

Decreto 2150 de 1995, artículo 18, sobre prohibición de retener documentos de identificación. Ley 1581 de 2012 y Decreto 1377 de 2013, régimen general de protección de datos personales. Resolución 52185 de 2025 de la Superintendencia de Industria y Comercio sobre datos biométricos en conjuntos residenciales. Ley 675 de 2001, régimen de propiedad horizontal.

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