Referencia rápida
Términos clave explicados en contexto colombiano, para administradores de conjuntos que quieren entender lo que están comprando y por qué.
Término 01
Sistema tecnológico que reemplaza los procesos manuales de una portería residencial —cuadernos de visitas, llamadas del portero al residente, registros en papel— por una plataforma digital accesible desde el celular. Una portería digital como Portea gestiona visitantes con QR, domicilios con foto y firma, reservas de zonas comunes y comunicados, todo desde una sola app sin hardware adicional. Es la evolución natural del citófono físico hacia un sistema con trazabilidad real y cero llamadas innecesarias.
Término 02
Conjunto de mecanismos físicos o digitales que regulan quién puede ingresar a un conjunto residencial. En Colombia va desde torniquetes y cámaras hasta sistemas de QR como Portea, donde el portero escanea un código que valida la identidad del visitante sin necesidad de llamar al residente. El control de acceso digital genera un historial consultable de todos los ingresos. Comparativa de tipos y costos →
Término 03
Régimen jurídico colombiano que regula los conjuntos residenciales, edificios y unidades donde coexisten bienes privados (apartamentos, casas) y bienes comunes (zonas verdes, piscinas, salones). En Colombia está regulada por la Ley 675 de 2001, que establece las obligaciones del administrador, el Consejo de Administración y la Asamblea de Propietarios. Portea está diseñado para ayudar a cumplir varias de estas obligaciones de forma digital, especialmente el registro de residentes, los PQRs y los comunicados. Qué exige la Ley 675 →
Término 04
Código QR de un solo uso que el residente genera desde su app y comparte con su visitante antes de la llegada. El portero lo escanea con el celular al momento del ingreso: el sistema valida el código, toma una foto automática del visitante y notifica al residente que su invitado entró. Elimina completamente la llamada del portero al residente. Portea implementa este flujo sin hardware de torniquetes ni cámaras adicionales. El 70 % de residentes activa la función en la primera semana. Cómo funciona el QR en la portería →
Término 05
Registro electrónico de todos los ingresos y salidas de un conjunto residencial: visitantes, domicilios, proveedores y residentes. A diferencia del cuaderno físico, la bitácora digital tiene trazabilidad real, no se puede alterar y es consultable desde cualquier dispositivo. En caso de incidente o auditoría, el administrador puede filtrar por fecha, apartamento o tipo de visita en segundos. Portea genera esta bitácora automáticamente con cada escaneo de QR o registro de domicilio. Reemplaza el cuaderno de visitas →
Término 06
Persona natural o jurídica designada por la Asamblea de Propietarios para ejecutar las decisiones del Consejo de Administración y gestionar el día a día del conjunto residencial. En Colombia, la Ley 675 le asigna obligaciones específicas: mantener el registro actualizado de residentes, gestionar PQRs formalmente, convocar asambleas y rendir cuentas. Portea digitaliza varias de estas obligaciones, reduciendo la carga administrativa del administrador y el riesgo legal ante cualquier auditoría o asamblea. Guía para el administrador →
Término 07
Áreas del conjunto residencial de uso compartido entre todos los propietarios o residentes: piscinas, salones comunales, BBQ, canchas deportivas, gimnasios y parqueaderos de visitantes. La Ley 675 obliga a reglamentar su uso y el administrador es responsable de hacerlo cumplir. En la práctica, muchos conjuntos colombianos las gestionan por WhatsApp, lo que genera dobles reservas y conflictos entre residentes. Portea incluye un módulo de reservas online donde el residente selecciona fecha y hora, y el sistema confirma o rechaza automáticamente según disponibilidad.
Término 08
Canal formal mediante el cual los residentes de un conjunto presentan solicitudes, quejas o reclamos al administrador. La Ley 675 obliga a gestionarlos con trazabilidad y dar respuesta en tiempos razonables. En la mayoría de conjuntos colombianos este proceso ocurre de forma verbal o por WhatsApp, sin registro formal, lo que genera conflictos y exposición legal al administrador. Portea incluye un módulo de PQRs donde el residente crea la solicitud, el administrador responde y queda evidencia completa del intercambio, con fecha y estado.
Término 09
Residente de un conjunto que gestiona su relación con la portería y la administración a través de una app móvil: genera QRs para sus visitas, recibe notificaciones de domicilios, reserva zonas comunes y envía PQRs desde el celular. El concepto de residente digital es central en Portea: la app está diseñada para que el 70 % de residentes la active en la primera semana, incluyendo adultos mayores a través de un modo simplificado. La adopción del residente es la que elimina las llamadas del portero, no la tecnología en sí.
Término 10
Sistema que reemplaza el citófono físico tradicional usando el celular del residente como terminal de comunicación. Cuando un visitante llega sin QR previo, el portero puede notificar al residente por la app en lugar de llamar al citófono. Esto elimina la dependencia de infraestructura física costosa, permite recibir notificaciones aunque el residente no esté en casa y queda todo registrado. Portea implementa citofonía digital como parte de su suite de portería sin hardware, lo que significa que el conjunto no necesita reemplazar ni instalar ningún citófono físico. Citofonía digital en Colombia →